постановление Администрации города Курска Курской области от 15.08.2003 № 1503
Об инструкции по делопроизводству в администрации города Курска
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 15 августа 2003 г. N 1503 Об инструкции по делопроизводству в администрации города Курска (В редакции постановления Администрации города Курска Курской области от 07.06.2004 г. N 1299) В целях упорядочения и совершенствования работы по организацииделопроизводства в администрации города Курска постановляю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вадминистрации города Курска. 2. Руководителям отраслевых и территориальных подразделенийадминистрации города Курска обеспечить строгое и неукоснительноесоблюдение требований указанной Инструкции. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна заместителя главы администрации города Курска - управляющегоДелами Гребенькову Л.А. 4. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава города Курска С.МАЛЬЦЕВ Утверждена постановлением администрации города Курска от 15 августа 2003 г. N 1503 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации города Курска 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству определяет единуюсистему делопроизводства и документооборота в отраслевых итерриториальных подразделениях администрации города (далее по тексту- подразделения). 1.2. Правила ведения делопроизводства, предусмотренныенастоящей Инструкцией, распространяются на все документынесекретного характера. 1.3. Правила и порядок работы с секретными документами вподразделениях устанавливаются специальной инструкцией. 1.4. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, за соблюдение требований настоящей Инструкции вадминистрации города возлагается на руководителей подразделений. 1.5. Ведение делопроизводства, контроль за своевременнымисполнением документов, упорядочение документооборота, учет,сохранность и своевременная сдача документов в архив осуществляютсяответственным за ведение делопроизводства в подразделениях,назначенным приказом руководителя данного подразделения. 1.6. На ответственного за ведение делопроизводства вподразделении возлагаются следующие основные функции: прием и учет поступающих документов с подтверждением полученияличной подписью и записью даты получения в регистрационном журналеили на втором экземпляре документа; передача документов на рассмотрение руководителю подразделенияи, по визе руководителя, исполнителю; учет и регистрация исходящих из подразделений документов,проверка правильности их оформления и передача их на отправку; контроль за прохождением документов в подразделении; контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных писем идругих документов; организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка для руководителяподразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнениидокументах; проверка фактического наличия у исполнителя документов,находящихся у него на исполнении; контроль за своевременным закрытием в дела исполненныхдокументов; ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел; организация использования в подразделениях средств факсимильнойсвязи и копировальной техники; проведение инструктажа вновь принятых в подразделениесотрудников по вопросам организации работы с документами; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, ихучет и выдача; учет печатей и штампов, используемых в подразделении. 1.7. Права и обязанности ответственных за ведениеделопроизводства в подразделениях определяются их должностнымиинструкциями. 1.8. Организационно-методическое руководство и контроль засостоянием делопроизводства в администрации города осуществляетотдел делопроизводства департамента организационной работыадминистрации города Курска (далее - отдел делопроизводства). 1.9. Отдел делопроизводства имеет право давать разъяснения повопросам ведения делопроизводства. 1.10. При увольнении, перемещении, уходе работников в отпускили в других подобных случаях все не исполненные ими документыпередаются по указанию руководителя подразделения другому работнику,временно исполняющему обязанности или принятому на эту должность. 1.11. При применении компьютерной технологии соблюдаются всеправила работы с документами в соответствии с требованиями настоящейИнструкции по делопроизводству. 1.12. Сотрудники администрации города должны знать и выполнятьвсе требования Инструкции по делопроизводству. 1.13. При работе с подписанными документами в администрациигорода не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либопометки. 1.14. Работать с документами вне служебных помещенийзапрещается. 1.15. Информация, содержащаяся в документах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии с визамируководителей и полномочиями должностных лиц, работающих илизнакомящихся с этой информацией. 1.16. Об утрате документа исполнитель немедленно докладываетруководителю подразделения и в отдел делопроизводства. Руководитель подразделения организует служебное расследование,о результатах которого информирует заместителя главы администрациигорода - управляющего Делами. 2. Документация администрации города 2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системойвзаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу.Состав документационной базы определяется компетенцией администрациигорода, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов(единоначальный или коллегиальный), объемом и характеромвзаимосвязей между администрацией города, подчиненными и стороннимиорганизациями. Документирование управленческой деятельности заключается вфиксации на бумаге или других носителях по установленным правиламуправленческих действий, то есть в создании управленческихдокументов. 2.2. Документация администрации города состоит изорганизационно-распорядительных документов и правовых актов главыгорода и администрации города. 2.3. В соответствии с Уставом города глава города принимает ииздает: постановления и распоряжения главы города по вопросам, входящимв компетенцию главы города; постановления и распоряжения администрации города по вопросам,входящим в компетенцию администрации города. Постановлениями администрации города оформляются актыпостоянного и временного характера, содержащие, изменяющие либоотменяющие нормы права, рассчитанные на многократное применение. Распоряжениями администрации города оформляются акты,рассчитанные на однократное применение, по оперативныморганизационным, кадровым и другим вопросам распорядительногохарактера, в том числе о поощрении, выделении денежных средств,проведении различных мероприятий и др. 2.4. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы,обязанности и законные интересы населения города, вступают в силупосле их официального опубликования. 2.5. Официальным опубликованием признается дата публикации вгазете "Городские известия". 2.6. Организационно-распорядительными документами администрациигорода являются: решения, протоколы, акты, письма, служебныезаписки, инструкции, правила, положения, приказы, телеграммы идругие документы, которые фиксируют решения административных иорганизационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия,обеспечения и регулирования деятельности администрации города. 2.7. Руководители подразделений издают приказы в пределах своейкомпетенции и в соответствии с действующим законодательством иПоложениями о подразделениях. 2.8. Порядок подготовки, согласования, издания и рассылкинормативных правовых актов администрации города устанавливаетсясоответствующим Положением о порядке подготовки нормативных правовыхи распорядительных актов администрации города, утвержденнымпостановлением администрации города. 2.9. Документы администрации города разрабатываются,согласуются, утверждаются, исполняются, изменяются, отменяются,признаются утратившими силу, списываются "в дело". 3. Подготовка и оформление документов Документы разрабатываются в порядке исполнения поручений или винициативном порядке. 3.1. Бланки документов Документы в администрации города оформляются, как правило, набланках установленной формы, имеющих комплекс обязательныхреквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются типографским способом настандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210мм), применяются в зависимости от объема текста и подписываютсяглавой города и его заместителями. В администрации города применяются следующие бланки: бланки администрации города с воспроизведением герба города:бланк письма, бланк постановления, бланк распоряжения; бланки подразделений, имеющих право издавать распорядительныедокументы и осуществлять переписку со сторонними организациями игражданами. Формы бланков администрации города с воспроизведением гербагорода утверждаются главой города. Формы бланков подразделенийсогласуются с заместителем главы администрации города - управляющимДелами и утверждаются приказами руководителей подразделений. Бланки администрации города с воспроизведением герба городаизготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии насоответствующий вид деятельности, по заказу администрации города идолжны иметь нумерацию. Изготовление бланков администрации города своспроизведением герба города на оргтехнике администрации города неразрешается. Бланки администрации города подлежат учету отделомделопроизводства. Допускается тиражирование документов на бланках администрациигорода с воспроизведением герба города, предназначенных длярассылки, при условии заверения каждой копии документа печатьюадминистрации города. При переписке между подразделениями администрации города бланкне используется. Бланки документов должны использоваться строго по назначению ине могут передаваться другим предприятиям, организациям, учреждениями лицам. Введение в обращение по мере необходимости новых бланковдокументов осуществляется по разрешению (поручению) главы города,руководителей подразделений администрации города. Соответствующиепредложения вносятся на утверждение вместе с образцами предлагаемыхбланков и после утверждения изготавливаются. 3.2. Общие правила оформления документов При подготовке документов в администрации города рекомендуетсяприменять текстовой редактор Windows Word с использованием шрифтовTimes New Roman размером 14 (в отдельных случаях для оформленияприложений к документам большого объема и табличных материалов можетбыть применен шрифт размером 12 - 13) с использованием одинарногоили полуторного межстрочного интервала. Для выделения части текста документа, заголовка, примечаниядопустимо использовать полужирное начертание, курсив, подчеркиваниеили смещение относительно границ основного текста. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке,так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3,5 см, правое - 1 см, верхнее - не менее 2 см, нижнее - не менее 2 см. При оформлении текста на двух или более страницах вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация сквозная.Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего полястраницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаковпрепинания. Документы, составленные на основании законов, указов,постановлений, распоряжений вышестоящих органов, постановлений ираспоряжений главы города, администрации города, должны содержатьссылку на них. В тексте документов допускаются только общепринятые сокращения(ОАО, УВД и т.д.). Каждый документ состоит из отдельных составляющих егоэлементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении,оформлении и обработке документов, следующий: изображение герба города; наименование органа - администрация города Курска Курскойобласти; наименование подразделения администрации города - авторадокумента; индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номертелефакса, электронный адрес; дата документа; индекс (номер) документа; ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа; наименование вида документа; место составления или издания; гриф и пометка ограничения доступа к документу; адресат; заголовок к тексту документа; текст документа; гриф приложения; отметка о наличии приложения; подпись документа; гриф утверждения; резолюция; согласование документа; печать; отметка о заверении копии; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его "в дело"; идентификатор факсимильной связи; идентификатор электронной копии документа; отметка о поступлении (регистрационный штамп). В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитовможет быть иной. Например, при необходимости на проекте документаможет быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагаетсяв правом верхнем углу первой страницы проекта документа иограничивается его правым полем. 3.3. Требования к оформлению реквизитов документа 3.3.1. Изображение герба города Изображение герба города помещается на верхнем поле бланковдокументов. 3.3.2. Наименование организации - автора документа Наименование администрации города Курска, подразделенияадминистрации города указываются точно в соответствии со структуройи штатным расписанием. Обязательно указываются полный почтовый адрес, номер телефона,телефакса, электронный адрес, если таковые имеются. 3.3.3. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется: в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии срасположением этого реквизита; под наименованием должности лица, подписавшего документ(печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3межстрочных интервалов от предыдущего реквизита). Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата егопринятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ. Для документов, составленных несколькими предприятиями,учреждениями и организациями, датой документа является датаподписания его последним. Цифровой способ датирования используетсяпри визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек,проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях(например: 01.09.2002г.). Словесно-цифровой способ применяется втекстах документов при датировании нормативных правовых актов,справок, поручений, финансовых и других служебных документов(например: 21 ноября 2002 года). 3.3.4. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номерпроставляется под датой. Номер печатается от левой границытекстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатаетсядокумент. Каждому виду документа соответствует свой порядок формированияномера. 3.3.5. Ссылка на номер и дату входящего документа На документах, оформленных на бланках, ссылка на номер и датувходящего документа проставляется в соответствии с расположениемэтих реквизитов. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылкапечатается под номером письма от левой границы текстового поля. Если документ является ответом на входящий документ, данныйреквизит обязателен. 3.3.6. Наименование документа Наименование документа должно соответствовать компетенциируководителя администрации города или ее подразделения (комитета,департамента, управления, отдела), содержанию документируемого(управленческого) действия и форме документа (постановление,распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.). 3.3.7. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф (пометка) "Для служебного пользования" с указанием номераэкземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке ититульном листе, а также на первой странице сопроводительного письмак документам, содержащим служебную информацию ограниченногораспространения. Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа иподчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки)через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему. 3.3.8. Адресование документа Документы адресуются в органы или организации, их подразделенияили конкретному должностному лицу. Адресат указывается в правом верхнем поле документа, печатаетсячерез 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки, может выделяться полужирным шрифтом. При адресовании документа в департаменты, комитеты, управления,отделы, предприятия, организации, учреждения и подразделения безуказания должностного лица их наименования пишутся в именительномпадеже. Например: Комитет образования города Курска Комитет по управлению муниципальным имуществом города Курска При направлении документа должностному лицу название органа илиорганизации указываются в родительном падеже, а должность и фамилияадресата - в дательном. Например: Начальнику управления по работе с обращениями граждан Курской области С.М.Поповой При адресовании документа в несколько однородных органов илипредприятий, организаций и учреждений их наименования указываютсяобобщенно в дательном падеже. Например: Руководителям муниципальных унитарных предприятий города Курска или Руководителям муниципальных учреждений культуры города Курска 3.3.9. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам, текст которыхпревышает 4 - 6 строк, за исключением резолюций, даваемыхруководителями подразделений по рассматриваемым документам,телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных набумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документаи отвечать на вопрос "О чем?": "О мерах...", "О выделении...". Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поляна расстоянии 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Заголовок, состоящий из двух или более строк (но не болеечетырех строк), печатается через 1 межстрочный интервал. Точка вконце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. 3.3.10. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст документа должен состоять из двух основных частей. Впервой части приводится описание фактов и событий, послужившихоснованием для составления документа. Во второй излагаются выводы,предложения, решения или просьбы. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов отзаголовка в установленных границах полей, центрируется по ширинелиста. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. 3.3.11. Оформление приложений к документу При наличии приложений в тексте документа на них обязательноделается ссылка. Приложения печатаются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "Согласно приложению", то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишется слово"ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылкана документ. Все составные части реквизита центрируются относительносамой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полемдокумента. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к инструкции по делопроизводству в администрации города Курска Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом,наименование вида документа - приложения (первое слово заголовкаприложения) выделяется заглавными буквами, полужирным шрифтом, можетбыть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.) через1 или 1,5 межстрочных интервала от последующих строк заголовка. Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 3межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочнымиинтервалами. При наличии в приложении нескольких разделов их заголовкипечатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка вконце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделовполужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыможет быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть (наименование граф) повторяется на каждой странице. 3.3.12. Подпись документа Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3межстрочными интервалами. В состав подписи входят: наименованиедолжности лица, подписывающего документ, личная подпись и еерасшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки (в случае двух и более строк в наименовании подписи). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы имении отчества ставятся перед фамилией без пробела. Подпись может выделяться полужирным шрифтом. Например: Глава города Курска подпись И.О.Фамилия или Заместитель главы администрации города Курска - управляющий Делами подпись И.О.Фамилия или Директор департамента здравоохранения города Курска подпись И.О.Фамилия Постановления и распоряжения администрации города Курскаподписываются главой города Курска. При отсутствии главы городаКурска (отпуск, командировка, болезнь) - первым заместителем главыадминистрации города или лицом, на которого возложено исполнениеобязанностей в соответствии с распоряжением главы города. Документы коллегиальных органов подписываютсяпредседательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем(если он утвержден). В документах, подготовленных комиссией, указываются недолжности лиц, составивших их, а распределение обязанностей всоставе комиссии. При подписании документов несколькими должностными лицами ихподписи располагают одна под другой в последовательностисоответственно иерархии занимаемой должности. При подписании документов несколькими лицами равных должностейих подписи располагают на одном уровне. Например: Первый заместитель главы Первый заместитель главыадминистрации города Курска администрации города Курска - директор департамента финансовподпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проектедокумента, отсутствует, то документ должен подписываться лицом,исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этомнеобходимо указывать фактическую должность лица, подписавшегодокумент, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятсямашинописным способом или от руки). Не допускается подписыватьдокумент с предлогом "за" или проставлением косой черты переднаименованием должности. Документы (справки, информации, записки), направляемые главегорода из подразделений администрации города, или те же документы,направляемые из одного подразделения в другое, подписываются толькоруководителями подразделений, а в случае их отсутствия -заместителями. На справках, информациях, записках указываетсяназвание соответствующего подразделения с обязательной визойдолжностного лица. 3.3.13. Утверждение документа При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить"(прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий ит.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово"УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже через 1 - 1,5 межстрочныхинтервала дается ссылка на документ с указанием даты и номера. Вслучае, когда документ утверждается лично руководителемподразделения, без ссылки на документ, печатается слово "УТВЕРЖДАЮ",а ниже - расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные частиреквизита центрируются относительно самой длинной строки ипечатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должнапревышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N ______ УТВЕРЖДАЮ Глава города Курска подпись И.О.Фамилия "__" __________ 200_ года Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа -УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.д. 3.3.14. Резолюция В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалыимени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержаниепоручения, срок исполнения, подпись, дата. На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,подпись автора резолюции, дата. Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно вверхнем левом углу), карточке-поручении (приложение 1) или насопроводительном бланке установленного образца (приложение 2). Насопроводительном бланке дата и номер документа, к которому относитсярезолюция, пишется (печатается) в верхней части бланка всоответствии с расположением этих реквизитов. Дата резолюцииставится внизу под подписью. 3.3.15. Согласование документа Согласование документа проводится при необходимости оценкиобоснованности документа, соответствия его нормативным актам илиранее принятым решениям и оформляется визой на документе или грифомсогласования. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем ируководителем подразделения администрации, где готовился проектдокумента. Если в документе затрагиваются интересы предприятий,организаций, учреждений, то может потребоваться внешнее согласование- получение виз их руководителей. Визы включают в себя наименование должности, личную подписьвизирующего документ должностного лица, расшифровку подписи (инициалимени и фамилию) и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаоформляются на отдельном листе. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",наименование должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личную подпись, расшифровкуподписи и дату согласования или название документа, подтверждающегосогласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНОНачальник правового управленияадминистрации города Курскаподпись И.О.Фамилия"__" __________ 200_ года Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" влевом нижнем углу документа, длина строки не должна превышать 8 см,все строки центрируются относительно самой длинной строки, илиначало строк ограничивается левым полем. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листесогласования", если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. Лист согласования используется обычно присогласовании проектов нормативных правовых актов администрациигорода (приложение 3). На других документах (кроме постановления ираспоряжения) делается отметка "Лист согласования прилагается". 3.3.16. Отметка о контроле Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, ввиде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер)документа". 3.3.17. Фамилия исполнителя и номер его телефона Фамилия и инициалы имени и отчества исполнителя документа иномер его телефона печатаются на лицевой или оборотной сторонепоследнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатаетсяот левой границы текстового поля. 3.4. Особенности работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения К служебной информации ограниченного распространения относитсянесекретная информация, касающаяся деятельности предприятий,организаций, учреждений и подразделений администрации города,ограничения на распространение которой диктуются служебнойнеобходимостью. На документах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебного пользования"("ДСП"). Они не подлежат опубликованию в открытой печати, передачепо радио и телевидению. Сотрудникам (исполнителям), допущенным кработе с документами "ДСП", запрещается сообщать устно или письменнокому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, еслиэто не вызвано служебной необходимостью. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"на документах и изданиях, содержащих служебную информациюограниченного распространения, определяется исполнителем идолжностным лицом, подписывающим, утверждающим документ. Указаннаяпометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углупервой страницы документа на обложке и титульном листе издания. Документы с пометкой "Для служебного пользования"регистрируются в отделе делопроизводства и отделевоенно-мобилизационной работы администрации города Курска. Наоборотной стороне последнего листа каждого экземпляра операторперсональной ЭВМ указывает количество отпечатанных экземпляров,фамилию и инициалы исполнителя, свою фамилию и дату печатаниядокумента. Документы "ДСП" учитываются и регистрируются отдельно. Принезначительном объеме таких документов разрешается вести их учетсовместно с другими документами с добавлением к регистрационномуномеру пометки "ДСП". Пересылаются документы "ДСП" другим предприятиям, организациями учреждениям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовымиотправлениями, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах(ящиках, хранилищах). Размножение таких документов (снятие копий)производится с разрешения директора департамента организационнойработы и начальника отдела военно-мобилизационной работыадминистрации города Курска. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченногораспространения: акты законодательства, устанавливающие правовой статусгосударственных органов, организаций, общественных объединений,свободы и обязанности граждан; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях,экологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическаяинформация; описание структуры органа исполнительной власти, его функций иформ деятельности, а также его адрес; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц; сведения об исполнении бюджета, о состоянии экономики ипотребностей населения. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также за нарушение порядка обращения сдокументами, содержащими такую информацию, муниципальный служащийможет быть привлечен к дисциплинарной ответственности. 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 4.1. Подготовка и оформление нормативных правовых ираспорядительных актов администрации города Порядок подготовки, согласования, издания и рассылкипостановлений и распоряжений администрации города устанавливаетсясоответствующим Положением о порядке подготовки нормативных правовыхи распорядительных актов администрации города, утвержденнымпостановлением администрации города. Постановления (распоряжения) администрации города печатаются набланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланкапостановления (распоряжения) администрации города. Левое поле - 35мм, правое - 10 мм и нижнее - не менее 20 мм. При оформлении проектапостановления (распоряжения) администрации города на двух или болеестраницах верхнее поле этих страниц составляет 25 мм. Не допускаетсяперенос на следующую страницу менее чем 2 последних пунктовпостановления (распоряжения), если предпоследний пункт состоит изподпунктов, то данный пункт можно разбивать, т.е. переноситьподпункты. Постановление (распоряжение) администрации города имеетследующие реквизиты: 1. Герб города 2. Наименование вида акта Администрация города Курска ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) 3. Дата Проставляется после подписания документа. Оформляетсясловесно-цифровым способом от левой границы поля. 4. Регистрационный номер Проставляется после подписания документа. Оформляется арабскимицифрами от правой границы поля. Дата и регистрационный номер проставляются в протокольной частиотдела делопроизводства. 5. Заголовок Печатается на расстоянии не менее 9 - 10 см от верхнего краялиста от левой границы текстового поля (т.е. от предыдущегореквизита (это дата на бланке) 2 - 3 межстрочных интервалов). Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос "Очем (о ком)?" принят документ. Заголовок не берется в кавычки, точка в конце его не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1интервал, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок не долженпревышать более 4 строк. Начало и конец каждой строки заголовка центрируютсяотносительно слов "Глава города Курска", или длина строки не должнапревышать 8 см. 6. Текст Отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Текст постановления (распоряжения) печатается от левой границытекстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст печатается шрифтом размером N 14 через 1 -1,5 межстрочных интервала. Текстовая часть постановления администрации города, какправило, подразделяется на преамбулу и постановляющую часть (враспоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях администрации города завершаетсясловом "постановляю", которое печатается заглавными буквами.Преамбула при оформлении распоряжений может отсутствовать, еслипредписываемые действия в разъяснении не нуждаются. Пункты в тексте постановления (распоряжения) нумеруютсяарабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могутнумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейкруглой скобкой. Постановление должно содержать пункт о возложении контроля наконкретное должностное лицо за его исполнением, а в случаенеобходимости и срок исполнения данного документа. При наличии приложений к постановлению (распоряжению)администрации города в тексте документа на них обязательно делаетсяссылка. 7. Подпись Отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из слов "Глава города Курска", инициалов имени,отчества и фамилии главы города. Слова "Глава города Курска" печатаются в одну строчку. 8. Приложения Приложения к постановлениям (распоряжениям) администрациигорода оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовпостановлений (распоряжений) (для оформления приложений большогообъема и табличных материалов можно применять размер шрифта 12 -13). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы и др. Приложения подписываютсяруководителем подразделения, подготовившего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишется слово"ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка напостановление (распоряжение) администрации города, его дату и номер(к постановлению (распоряжению) администрации города от "__"__________ 200_ года N ___). Все составные части реквизита центрируются относительно самойдлинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см иограничивается правым полем документа. При наличии несколькихприложений они нумеруются в соответствующем порядке. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N ______ или ПРИЛОЖЕНИЕ к распоряжению администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N ______ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемоеположение - состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО илиУТВЕРЖДЕН со ссылкой на постановление (распоряжение), его дату,номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N _______ или УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N _______ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированнымспособом. Наименование вида документа - приложения (первое словозаголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирнымшрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК ит.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка ипоследующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочногоинтервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 межстрочнымиинтервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом (относительно граництекста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделятьзаголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пунктыи подпункты - так же, как и в тексте постановления администрациигорода. В указанных документах их составные части (разделы,подразделы, пункты, подпункты) можно нумеровать арабскими цифрами.Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела можетсостоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой(например, 1.1). Номер пункта может состоять из номеров раздела,подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1). Пунктыпри необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должныиметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,1.2.2.1). 9. Визы (подготовка и согласование) Необходимым условием введения постановления (распоряжения) вдействие является его подготовка и согласование. Визы подготовки и согласования оформляются на специальном листе(бланке) "Лист согласования" (приложение 3). Виза включает в себя полное наименование подразделения,готовившего документ, и должность визирующего, личную подпись,расшифровку личной подписи и дату. Например: Постановление (распоряжение) подготовлено, постановление(распоряжение) согласовано. В разделе "Постановление подготовлено" печатаются наименованиедолжности и названия подразделений администрации города или другихорганизаций, руководители которых будут визировать проектыдокументов, инициал имени, фамилия должностного лица, котороефактически поставит свою визу. В разделе "Постановление согласовано" печатаются наименованиедолжности и название подразделений администрации города или другихорганизаций, руководители которых будут визировать проект документа,инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактическипоставит свою визу. Согласование производится в соответствии с Положением о порядкеподготовки нормативных правовых и распорядительных актовадминистрации города, утвержденным постановлением администрациигорода. Правовое управление и заместитель главы администрации города -управляющий Делами в обязательном порядке визируют постановления(распоряжения) администрации города. После завершения процедуры подготовки постановление(распоряжение) совместно с прилагаемыми к нему документами, листомсогласования и реестром рассылки передается главе города Курска дляподписания. Образцы постановлений и распоряжений администрации городаприведены в приложениях 3, 4, 5. 4.2. Подготовка и оформление служебных писем Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным,аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятиесодержащейся в нем информации. 4.2.1. Служебные письма подразделений администрации городаготовятся: как ответы о выполнении поручений Губернатора Курской области,Правительства Курской области, главы города; как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся ккомпетенции подразделений администрации города; как поручения и запросы, направляемые в предприятия,организации и учреждения, расположенные на территории города; как инициативные письма. 4.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаютсярезолюцией руководителя подразделения. 4.2.3. Служебные письма оформляются на бланках администрациигорода с воспроизведением герба города, установленных образцовыхформатов А4 и А5, а также на бланках подразделений администрациигорода. Письма подразделений администрации города, адресованные другимподразделениям, допускается печатать не на бланках (на бумагестандартных размеров). При оформлении письма на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы нумеруются посередине поля листа арабскимицифрами. 4.2.4. Служебное письмо имеет следующие реквизиты: Дата. Датой письма является дата его подписания. Дата оформляетсясловесно-цифровым способом. Например: 24 марта 2004 года или24.03.2004г. Исходящий номер. В письмах, оформленных на бланках администрации города заподписью главы города или его заместителей, исходящий номерпроставляется отделом делопроизводства и отправляется адресату. Например: N 123 исх. Исходящий номер в письмах, которые являются ответами навходящую служебную корреспонденцию, соответствует регистрационномуномеру входящего письма. Например: N 1423. В письмах, оформленных на бланках подразделения администрациигорода и подписанных руководителем данного подразделения, исходящийномер проставляется ответственным за ведение делопроизводства вданном подразделении в соответствии с порядковым номером по единойнумерации подразделения с начала года. Эти письма отправляютсяответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении илипередаются для отправки в отдел делопроизводства. В случае, когда письмо является ответом на запрос, обязательнозаполняются реквизиты на N _______ от ________________. Адресат. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листадокумента. Все составные части реквизита центрируются относительносамой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.Может использоваться полужирный шрифт. В состав адресата входит наименование предприятия, организации,учреждения и подразделения, наименование должности, инициалы ифамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу -фамилия и инициалы лица. Наименование предприятия, организации, учреждения иподразделения, а также наименование должности печатаются через 1межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименованиядолжности 1 - 1,5 межстрочными интервалами. Наименования предприятия, организации, учреждения иподразделения пишут полностью в именительном падеже. Например: Курская областная Дума Служебное письмо адресуется лицу в случае, если именно этодолжностное лицо будет рассматривать и принимать решения повопросам, поставленным в направляемом ему документе. Все реквизитыпечатаются в дательном и родительном падежах. Например: Первому заместителю главы администрации города Курска И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое званиеили ученую степень, то перед фамилией может указываться звание илистепень. Например: Ректору Курского государственного медицинского университета, профессору И.С.Павлову Если служебное письмо адресуется руководителям несколькиходнородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Директорам муниципальных унитарных предприятий (учреждений) Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначаласледует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовыйадрес, который печатается через 1 межстрочный интервал (приложение8). Например: И.О.Фамилия 197049, г. Санкт-Петербург, А-49, ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. Приэтом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан;адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. Например: Начальнику финансово- экономического управления Администрации Курской области Н.В.Романову Председателю комитета по транспорту и связи Курской областной Думы А.С.Орлову Председателю комитета по ------------------------ сельскому хозяйству ------------------- Курской области --------------- М.Н.Воротникову --------------- При направлении письма более чем в четыре адреса на отдельномлисте составляют указатель рассылки и на каждом письме указываюттолько одного адресата. Полный почтовый адрес указывается составителем документа вслучае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденныйуказатель рассылки, или частному лицу. Заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точнопередавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?" - "Овыделении...", "Об изменении..." и т.д. Заголовок составляетсялицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,заголовок не составляется. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчнымибуквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочныйинтервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатныхзнаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается вкавычки. Текст. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одноговопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будутрассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя. В таких письмахуказываются номер и дата документа, на который дается ответ. В этомслучае номер и дата документа должны быть вынесены в заголовок. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения кадресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ______________________________! Текст письма обычно излагается от первого лица множественногочисла (просим, направляем и т.д.) или от 3-го лица единственногочисла (администрация города вносит (считает), комитет природныхресурсов города Курска предоставляет и т.д.). При оформлении письмана бланке подразделения текст может излагаться также от 1-го лицаединственного числа (прошу..., направляю... и т.д.) Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти излагается причина, основание или обоснование составленияписьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основаниемподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами,печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала и выравнивается поширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 смот левой границы текстового поля. Приложение. Слово "Приложение" отделяется от текста 1,5 - 2 межстрочнымиинтервалами. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текстприложения печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка онем делается ниже текста документа по форме:Приложение: на 5 листах в 2 экз. Если в тексте несколько приложений или если приложения в текстедокумента не названы, то наименования приложенных документовперечисляются после текста с указанием количества листов иэкземпляров каждого документа:Приложения: 1. Справка об исполнении бюджета за 3 месяца 2003 года на 7 листах в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту бюджета города на 2003 год на 2 листах. 3. Проект бюджета города на 2004 год на 8 листах. Если приложение направляется не во все указанные в письмеадреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:Приложение: на 2 листах во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например:Приложение: программа в 3 экз. Подпись. Служебные письма подписываются должностными лицами всоответствии с предоставленными полномочиями. Право подписислужебных писем устанавливается в Положениях подразделений идолжностных инструкциях, в названных документах должен бытьпредусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящихдолжностных лиц. Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываютсяглавой города или заместителями главы администрации города Курска всоответствии с их компетенцией. Документы, направляемые подчиненным и сторонним предприятиям,организациям, учреждениям, гражданам, подписываются главой города,заместителями главы администрации или руководителями подразделений всоответствии с их компетенцией. Документы, направляемые Губернатору Курской области,Председателю Курской областной Думы, главному федеральномуинспектору в Курской области, заместителям Губернатора Курскойобласти, подписывает только глава города или, в его отсутствие,первый заместитель (заместитель) главы администрации города Курска. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами. Наименование должности, состоящее из одной строки,печатается от левой границы текстового поля. Если наименованиедолжности состоит из двух и более строк, то слова "Руководитель","Начальник" могут располагаться центрованным способом по отношению кпоследующим строкам реквизита, центрированным относительно самойдлинной строки. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы поля или нарасстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Еслидлина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускаетсясмещать ее в сторону площади, отведенной для подписи. Если письма оформляются на бланке, то подпись включаетсокращенное наименование должности, личную подпись, инициал имени ифамилию: Заместитель главыадминистрации города Курска подпись И.О.ФамилияилиПредседатель комитетапо управлению муниципальнымимуществом города Курска подпись И.О.Фамилия Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываютсяполное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия: Заместитель главы администрациигорода, председатель комитета поуправлению муниципальным имуществомгорода Курска подпись И.О.Фамилия При подписании письма несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одногоранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются,соответственно, левой и правой границами текстового поля, арасшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей иотделяются от них дополнительным 1,5 межстрочным интервалом,например: Первый заместитель главы Первый заместитель главыадминистрации города Курска администрации города Курскаподпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:Исполнитель Максимова Н.С.тел. 22-73-83илиисп. Максимовател. 22-73-83 Оформление служебного письма приведено в приложениях 6, 7, 8. 4.3. Подготовка и оформление служебных телеграмм 4.3.1. Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 илиА5 в двух экземплярах. Телеграмма печатается заглавными буквами через 1 межстрочныйинтервал без знаков препинания. 4.3.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому). В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: 113883 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИилиСАНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОДНАЧАЛЬНИКУ Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ; ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ; АНАДЫРЬ МАГАДАНСКОЙ Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного текста 1,5 межстрочным интервалом: АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА или АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: ДЕПУТАТУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ М Н МАЗУРОВУ Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочныминтервалом. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: УВАЖАЕМЫЙ МИХАИЛ НИКОЛАЕВИЧ ВСКЛ Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, безпереноса слов, исправлений и не должен превышать двух машинописныхстраниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имении фамилия), печатается от левой границы текстового поля. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: почтовый индекс и адрес, наименование подразделенияадминистрации города. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, накоторый дается ответ. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя подразделения администрации города,подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы наотправку. Образец телеграммы приведен в приложении 9. 4.4. Оформление приказов 4.4.1. Приказы разрабатываются подразделениями администрациигорода и подписываются их руководителями. 4.4.2. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей(преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для приказа. Она может начинатьсясловами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Еслиприказ издается на основании другого документа, то в констатирующейчасти указываются наименование этого документа в творительномпадеже, его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть начинается словом "приказываю", котороепечатается вразрядку и полужирным шрифтом. 4.4.3. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действияоднородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Вкачестве исполнителей указываются подразделения или конкретныедолжностные лица. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданныеприказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. 4.4.4. В последнем пункте распорядительной части приказа, принеобходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением приказа в целом. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарногогода и доводятся до заинтересованных сотрудников данногоподразделения под роспись. Образцы приказов приведены в приложениях 10, 11. 4.5. Оформление протоколов 4.5.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок и др.; материалы к обсуждениюпредставляются подразделениями администрации города и другимипредприятиями, организациями, учреждениями, на которые возложена ихподготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотреннойпланом работы коллегиального органа. Справки подписываютсяруководителями подразделений-исполнителей. Запись во время заседания, сбор материалов и подготовка текставозлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы кобсуждению или (при необходимости) сотрудниками департаментаорганизационной работы администрации города. Протокол должен бытьподготовлен не позднее чем за 3 дня со дня совещания (заседания) иразослан исполнителям. Проект соответствующего протокола визируетсяподразделением, ответственным за подготовку. 4.5.2. На протоколе, содержащем информацию ограниченногораспространения, проставляется гриф "Для служебного пользования".Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правомверхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатаетсяниже грифа (пометки), через 1,5 межстрочный интервал и центрируетсяпо отношению к нему. 4.5.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги А4 иимеют следующие реквизиты: наименование документа - слово "Протокол" печатается от границыверхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом ивыравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал ивыравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается приоформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходилоне на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала послереквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой ивыравнивается по центру. 4.5.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали - список присутствовавших или отсылка кприлагаемому списку присутствующих; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему; в последнем случае делается втексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление(решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимостиприводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего постановления(решения). Допускается форма составления протокола, при которойфиксируются только принятые постановления (решения) посоответствующим вопросам. 4.5.5. Основная часть протокола печатается через 1,5межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, иего наименование начинается с предлога "О" ("Об"), котороепечатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркиваетсяодной чертой после строки. Под чертой в скобках указываются фамилиидолжностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткоесодержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. 4.5.6. Дата и номер протокола. Датой протокола является дата заседания. Дата оформляетсяцифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоятиз номера протокола и порядкового номера постановления (решения) впределах вопроса. 4.5.7. Протокол подписывается председательствующим на заседаниии секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочнымиинтервалами и включает наименование должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании) (подпись ведущегопротокол), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 4.5.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным насовещании (заседании), направляются для подшивки в дело вподразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятыхрешениях. Копии протоколов, копии повесток дня заседаний и материалов ксовещаниям (заседаниям) уничтожаются по миновании надобности в них,причем копии протоколов - по акту. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям идолжностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указательсоставляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения,готовившего рассмотрение вопроса. Образец протокола приведен в приложении 12. 4.6. Положение, правила, инструкция 4.6.1. Положение принимается в том случае, если в немустанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,отнесенным к компетенции администрации города. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные длявыполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхактов. Положения, правила и инструкции утверждаются главой города вформе самостоятельных документов или путем постановления илираспоряжения об их утверждении. 4.6.2. Порядок подготовки проекта положений, правил иинструкций соответствует общему порядку подготовки проектовнормативных правовых и распорядительных актов администрации города. 4.6.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается настандартном листе формата А4 и излагается от третьего лицаединственного или множественного числа. В тексте используются слова:"должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает навопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностныетребования и порядок проведения работ (должностная инструкция),отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главномуспециалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служитраздел "Общие положения", в котором указываются основанияразработки, основное назначение нормативного акта и сферараспространения, ответственность за нарушение установленных правил итехнологий. Основной текст положения (правил, инструкций) может делиться наглавы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов иподпунктов производится арабскими цифрами. 5. Организация документооборота Движение документов в администрации города с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправкиобразует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с нимив администрации города, регламентируются инструкцией поделопроизводству, положениями подразделений и должностнымиинструкциями их работников, а также другими нормативнымидокументами. При применении электронного документооборота разрабатываетсяпроцедура движения документов. Данная процедура позволяет определитьпоследовательность операций, производимых с документом. 5.1. Прием, регистрация и распределение поступающейкорреспонденции Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется вотделе делопроизводства и организационном отделе департаментаорганизационной работы (далее по тексту - отдел делопроизводства,организационный отдел), в отделе по работе с обращениями гражданадминистрации города Курска (далее по тексту - отдел по работе собращениями граждан). 5.1.1. Обработка простой служебной корреспонденции. Принятые конверты с корреспонденцией вскрываются в отделеделопроизводства, при этом проверяется правильность адресования,целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При недостаче документов (отдельных листов) или приложений кним на документе делается пометка о недостаче документов и запросотправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документаставится отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилияработника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год. Пакеты или конверты с пометкой "Лично", "Только лично"передаются адресатам в закрытом виде. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются иприлагаются к документам лишь в том случае, когда только поконвертам можно установить адрес отправителя или когда датапочтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времениотправки и получения документа. Во всех остальных случаях конвертыпосле проверки уничтожаются. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документыпересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 5.1.2. Документы, поступающие из вышестоящих организаций,регистрируются все без исключения отделом организационной работы. Не подлежат регистрации сводки по различным финансовымвопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламныеизвещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещанийи другие документы по определению руководителя подразделения. 5.1.3. Поступающая корреспонденция регистрируется в карточках ивводится в компьютерную базу входящей корреспонденции. 5.1.4. В отдельных случаях на документах и регистрационныхкарточках ставится отметка "Контроль". На такие документызаполняются две карточки-поручения, одна из которых помещается всправочную картотеку, а вторая вместе с документом передается главегорода, его заместителям или руководителям подразделений. 5.1.5. Срочная корреспонденция доставляется по назначениюнемедленно, а остальная корреспонденция доставляется в подразделенияв течение рабочего дня. С распиской в получении передаются документы на исполнение, атакже все правовые нормативные и распорядительные документыадминистрации города, зарегистрированные в отделе делопроизводства,руководителям всех других подразделений администрации города,муниципальным предприятиям и учреждениям. 5.1.6. Все поступившие документы, как правило, должныраспределяться и передаваться в день их получения. 5.1.7. Документы, подготовленные в подразделениях администрациигорода и используемые внутри этих подразделений, относятся ккатегории внутренних документов и регистрируются (учитываются)ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях всоответствующем журнале. Переписка по вопросам текущей деятельности междуподразделениями администрации города ведется без регистрациидокументов в отделе делопроизводства. Служебная переписка по вопросам текущей деятельности,направленная в адрес главы города, регистрируется в отделеделопроизводства в соответствующем журнале служебной переписки. 5.2. Организация доставки документов 5.2.1. Доставка документов в администрацию городаосуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской иэлектрической связи. С помощью почтовой связи в администрацию города доставляетсяписьменная корреспонденция в виде простых, заказных (регистрируемых)писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а такжепечатные издания. 5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы,факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3. Обработка и распределение поступающих документов 5.3.1. Документы, поступающие в администрацию города, проходятпервичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 5.3.2. Документы, адресованные главе города, его заместителям ируководителям подразделений, а также без указания конкретного лицаили подразделения, предварительно обрабатываются в отделеорганизационной работы, в отделе делопроизводства и отделе по работес обращениями граждан, а затем направляются на рассмотрение всоответствии с функциональными обязанностями главе города, егозаместителям и руководителям подразделений. Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения документов, не требующих обязательного рассмотренияруководством и направляемых непосредственно в подразделения иответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно подразделениям илидолжностным лицам. Рассмотрение документов главой города и его заместителями (дляподготовки резолюции) должно проводиться в кратчайший срок, какправило, в день поступления, не разрешается задерживать документболее 2 дней. Глава города и его заместители определяют в резолюциина документе порядок, характер и срок рассмотрения, а такжеисполнителя (ответственного исполнителя). Резолюция подписывается суказанием даты. Рассмотренные главой города и его заместителями документывозвращаются в организационный отдел, отдел делопроизводства и отделпо работе с обращениями граждан, где фиксируется содержаниерезолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькимиподразделениями, получает ответственный исполнитель (указываетсяпервым), остальным исполнителям передаются копии документов. 5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку спроставлением даты и времени приема, регистрируются по тем жеправилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение иисполнение. 5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копиейдолжны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитномносителе должен соответствовать тексту оригинала. 5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 5.4.1. Документы, отправляемые администрацией города,передаются почтовой и электрической связью, а также вручаютсяполучателю лично под расписку. Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется отделом делопроизводства в соответствии с Правиламиоказания услуг почтовой связи. Из подразделений администрации города документы для отправкипередаются в отдел делопроизводства не позднее 15 часов 30 минут. Документы для отправки передаются полностью оформленными,зарегистрированными с указанием почтового адреса и указанием нарассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию заместителя главы администрации города Курска -управляющего Делами. Неправильно оформленные документы и корреспонденциянеслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаютсяисполнителям. К отправляемым документам, зарегистрированным в отделеделопроизводства, прилагаются их копии, зарегистрированныеисполнителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части,а также материалы, на основании которых они подготовлены; данныедокументы хранятся в отделе делопроизводства в папкахсоответствующих дел. Копии нормативных правовых и распорядительных документовадминистрации города, заверенные печатью отдела делопроизводства,рассылаются согласно листу рассылки. Сотрудником отдела делопроизводства в листе рассылки ставитсясоответствующая отметка об отправке документа почтой. Копии писем, зарегистрированных в подразделениях администрациигорода, в отдел делопроизводства не сдаются, они хранятся у лиц,ответственных за ведение делопроизводства в данном подразделении. 5.4.2. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимостиот ее вида. В отделе делопроизводства конвертируются следующие документы:зарегистрированные в отделе делопроизводства и направляемые согласнорезолюции на предприятия, в организации и учреждения, находящиесявне здания администрации города; ответы на обращения граждан, зарегистрированные в отделе поработе с обращениями граждан; постановления и распоряжения администрации города,зарегистрированные в отделе делопроизводства; документы, направляемые в администрацию Курской области,Курскую областную Думу. 5.4.3. Письма, зарегистрированные в подразделенияхадминистрации города, конвертируются и отправляются лицами,ответственными за ведение делопроизводства, самостоятельно. 5.4.4. Законвертированные документы вносятся в реестр исходящихдокументов. В реестре указывается общее количество отправляемыхписем. 5.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляетсяпередача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм,электронных сообщений. 5.4.6. Телеграммы, составляемые в администрации города,принимаются отделом делопроизводства завизированными, подписанными,датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и видеотправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии сПравилами предоставления услуг телеграфной связи. 5.4.7. Передача информации с помощью телефонограммосуществляется устно по каналам телефонной связи ответственными вподразделениях. Текст поступившей телефонограммы записывается(печатается) получателем на специальном бланке или в журнале иоперативно передается руководителю подразделения, которому онаадресована. 5.5. Внутренний документооборот 5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах ихподготовки и оформления должно соответствовать прохождениюотправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающихдокументов. 5.5.2. Передача документов между подразделениями осуществляетсячерез лиц, ответственных за ведение делопроизводства, а такжеотделом делопроизводства. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Исполнение документа состоит в осуществлении действий,предписанных резолюцией руководителя, рассмотревшего документ.Исполнитель устанавливается резолюцией персонально, по должности,или исполнителем является руководитель подразделения, указанного врезолюции. Один из них может быть определен явно в качествеосновного исполнителя (например, подчеркнут руководителем врезолюции). Если исполнителей более одного, а основной исполнительне указан резолюцией явно, то основным исполнителем является тот,кто указан в резолюции первым. Руководители подразделений администрации города обеспечиваютоперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей вдень поступления, контроль за качественным исполнением документов посуществу вопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение), подготовкук пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указательна рассылку. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю); о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонныепереговоры и т.д.); о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах,карточках-поручениях или специальных бланках для резолюций. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю вустановленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Работа с обращениями и запросами депутатов разныхуровней производится в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, Курской области о статусе депутата. 5.7.2. При обращении депутата в администрацию городадолжностные лица должны предоставить депутату всю информацию,связанную с его депутатской деятельностью. При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а принеобходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение ипредоставляют запрашиваемые документы или сведения. Запросы Курской областной Думы, Курского городского Собраниярассматриваются не позднее 15 дней со дня их получения или инойустановленный срок (по решениям Курской областной Думы, Курскогогородского Собрания). Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должнодать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 днейсо дня его получения или в иной, согласованный с инициатором срок.Ответы на такие обращения даются за подписью главы города, временноисполняющего его обязанности или должностного лица, которомунаправлен депутатский запрос. 5.7.3. В случае необходимости проведения в связи с обращениемили запросом дополнительной проверки или дополнительного изучениякаких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения илизапроса в 3-дневный срок со дня его получения. КонсультантПлюс: примечание. В абзаце втором пункта 5.7.3, видимо, допущена опечатка: послеслова "поступления" пропущено слово "обращения". Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 днейсо дня поступления или запроса. 5.7.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений изапросов депутатов осуществляется организационным отделом всоответствии с установленным порядком работы с поступающимидокументами. 5.7.5. В подразделениях администрации города по обращениям изапросам депутатов в соответствии с указаниями главы города и егозаместителей в необходимых случаях оперативно готовятся поручениясоответствующим подразделениям администрации города, предприятиям,организациям и учреждениям. 5.7.6. В администрации города анализируют количество, характери содержание обращений и запросов депутатов. 5.8. Рассмотрение обращений граждан 5.8.1. В администрации города организация централизованногоучета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устныхобращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениямиграждан. 5.8.2. Письма, заявления и жалобы граждан (далее по тексту -обращения граждан), поступившие на имя главы города и егозаместителей, в том числе поступившие из вышестоящих организаций,регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан и в тот жедень направляются руководителям администрации города. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу обращенияграждан проставляется специальный штамп, указывается датапоступления и входящий регистрационный номер (например: N 75 от15.02.2002г.). Каждое обращение граждан заносится для регистрации в компьютер,где заполняется карточка регистрации (приложение 1) и направляется собращением на рассмотрение в соответствии с распределениемобязанностей между главой города и его заместителями. 5.8.3. Карточки по обращениям, взятым на контроль, помещаются вкартотеку по срокам исполнения. Рассмотрение обращений, взятых на контроль, считаетсязаконченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросыи о принятом решении сообщено заявителю, а по необходимости - ивышестоящей организации. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке икомпьютере. 5.8.4. Обращения граждан рассматриваются в администрации городав срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе по работе собращениями граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения можетбыть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем наодин месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя (направляетсяпромежуточное письмо). 5.8.5. Если глава города или его заместители сочтут необходимымнаправить обращение гражданина на рассмотрение в вышестоящий органили организацию, то оно отправляется с сопроводительным письмом заподписью главы города, его заместителей или руководителейподразделений (только не на карточке-поручении, регистрационнойкарточке). В сопроводительном письме обязательно оговариваетсяпорядок ответа заявителю, а при необходимости - и администрациигорода. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрениемобращений граждан, направленных в подразделения администрациигорода, а также органы, предприятия, учреждения и организации,осуществляют их руководители (или ответственные за ведениеделопроизводства в данном подразделении). 5.8.6. Копии всех документов (ответов заявителям), связанных срассмотрением писем граждан, направляются в отдел по работе собращениями граждан вместе с оригиналами обращений граждан. Справочную работу по законченным делопроизводством обращениямграждан ведет отдел по работе с обращениями граждан. 5.8.7. Прием посетителей в приемной администрации городаорганизуется начальником отдела по работе с обращениями граждан всоответствии с графиком приема граждан, утвержденным главой города. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалобв ходе личного приема ведется в регистрационных журналах и накарточках установленной формы (приложения 13, 16) с приложениемписьменного заявления. Переданные на личных приемах посетителями письменные обращенияучитываются и рассматриваются как обращения граждан. 5.8.8. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ иобобщение поступающих обращений, обеспечивает составление ипредставляет главе города полугодовую и годовую отчетность околичестве и характере поступивших и рассмотренных письменных иустных обращений граждан. Документы для отправки принимаются до 15 часов 30 минут. Письменные обращения граждан с карточкой-поручением выдаютсяисполнителям под роспись в регистрационном журнале ежедневно, кромевыходных дней. Без расписки в получении, но с пометкой, кому и когда передандокумент, как правило, передаются письменные обращения граждан главегорода и его заместителям. 5.9. Отметка об исполнении документа Исполненные документы и документы, по которым рассмотревший ихруководитель не счел необходимым принять какие-либо действия,списываются "в дело". Решение о списании "в дело" принимаетруководитель, рассмотревший документ (автор резолюции). Отметка об исполнении документа и направлении его "в дело"включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа,ссылку на его дату и номер, отметку "в дело", подпись руководителяподразделения, в котором исполнен документ, копии документов,которые были направлены во исполнение данного документа. Отметка "вдело" проставляется на самом документе или копии ответа по егоисполнению. В отделе по работе с обращениями граждан проставляется номердела, в котором будет храниться данный документ, и дата егозакрытия. 6. Поисковая система по документам (регистрация) 6.1. Основой построения поисковых систем является регистрациядокументов - запись учетных данных о документе по установленнойформе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступающиев администрацию города из предприятий, организаций, учреждений идругих юридических лиц, носящие служебный характер, а такжесоздаваемые - внутренние и отправляемые. В отделе по работе с обращениями граждан регистрируютсяписьменные обращения граждан, в том числе поступившие из вышестоящихорганизаций. В отделе организационной работы регистрируются документы извышестоящих организаций, депутатские обращения и запросы. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Припередаче документа из одного подразделения в другое он повторно, какправило, регистрируется (делается отметка о его переадресовке). 6.4. Регистрация документов производится в компьютерной базеданных и в специальных журналах в пределах групп в зависимости отназвания вида документа, автора и содержания. Документы, создаваемые по направлению деятельности вадминистрации города, регистрируются в отраслевых и территориальныхподразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильнойсвязи, регистрируются в отделе делопроизводства или вподразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 6.5. Регистрационный номер документа состоит из порядковогономера и даты. На документах служебного характера штамп с регистрационнымномером проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. На письменных обращениях граждан - в правом верхнем углупервого листа обращения. 7. Контроль исполнения документов 7.1. Организация контроля исполнения 7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку наконтроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,информирование руководителей подразделений администрации города вцелях своевременного и качественного исполнения поручений,зафиксированных в документах. 7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левомполе документа делается отметка о контроле, которую обозначаютбуквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 7.1.3. Контроль сроков исполнения документов вышестоящихорганизаций и поручений главы города, депутатских запросовобеспечивают департамент организационной работы администрациигорода, руководитель подразделения и по его поручению ответственныйза организацию контроля в данном подразделении, которые осуществляютучет контролируемых документов, ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляютруководители подразделений администрации города. 7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базерегистрационных данных и систематизируется по срокам исполнениядокументов, по исполнителям, группам документов. 7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: поступившие из вышестоящих организаций и внутренние документы- с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из другихпредприятий, организаций, учреждений и обращения граждан - с даты ихпоступления. Сроки исполнения документов определяются главой города и егозаместителями, руководителями подразделений исходя из срока,установленного вышестоящей организацией, направившей документ, илисроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в текстепометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней. Если последний день исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочегодня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя ификсируется в компьютерной базе данных и регистрационном журнале. 7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документаответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшегопоручение, мотивированную просьбу о его продлении с указаниемпланируемой даты исполнения не позднее 3 дней до истечения этогосрока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений непродлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документовответственный исполнитель своевременно информирует организационныйотдел, отдел делопроизводства, отдел по работе с обращениями граждандля внесения изменений в регистрацию (новый срок, дата изменения,подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять ихимеют право только вышестоящие органы, глава города - авторыдокумента. 7.1.7. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле фактического выполнения поручений по существу,документированного подтверждения исполнения и сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или если в представленных понему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений иматериалы не возвращены на доработку. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица,подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 7.1.8. Отдел делопроизводства, организационный отдел и отдел поработе с обращениями граждан систематически готовят данные осостоянии контроля исполнения документов в подразделенияхадминистрации города для информирования руководства администрации ивышестоящих органов в установленные ими сроки или по запросам. 7.2. Оформление поручений 7.2.1. Поручения главы города оформляются по итогам планерок исовещаний при главе города, заседаний коллегий и иных мероприятий сучастием главы города. 7.2.2. Для своевременного и полного оформления поручений главыгорода должно быть обеспечено присутствие сотрудников департаментаорганизационной работы на соответствующих мероприятиях. Протоколпоручений оформляется в течение трех дней после проведениямероприятия. 7.2.3. Протокол поручений согласуется с заместителем главыадминистрации - управляющим Делами и представляется на подпись главегорода. 7.2.4. В протоколе поручений указывается дата и наименованиепроводимого мероприятия, формулируется само поручение с указаниемответственных и срока исполнения поручения. 7.2.5. Подписанный главой города протокол поручений доводитсядо исполнителей и берется на контроль организационным отделомдепартамента организационной работы администрации города Курска. 7.2.6. Оригинал протокола регистрируется и хранится ворганизационном отделе. 7.2.7. Департамент организационной работы систематическиготовит информацию о ходе выполнения поручений главы города, вкоторой указываются общее количество данных поручений, количествовыполненных и находящихся в стадии выполнения поручений, числопоручений, сроки исполнения по которым истекли и выполненных снарушением сроков, в разрезе подразделений администрации города. 8. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизациюдокументов, формирование и оформление дел в производстве и ихпередачу в архив администрации города и областной государственныйархив (далее именуется архив) в соответствии с требованиями,установленными государственными стандартами на документы,нормативно-методическими документами Федеральной архивной службыРоссии, а также соответствующими нормативно-методическимидокументами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дели формирование дел. 8.1. Номенклатура дел администрации города 8.1.1. Номенклатура дел представляет собой перечень заголовковдел, заводимых в администрации города, с указанием сроков иххранения (приложение 14). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел и определения срокових хранения. 8.1.2. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметьстрого определенный индекс. Индексы дел должны состоять из названия подразделения ипорядкового номера дела в пределах подразделения. Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковыепорядковые номера для однородных дел в пределах разныхподразделений. Номенклатура подразделения составляется ответственным заведение делопроизводства, согласовывается с отделомделопроизводства, подписывается руководителем подразделения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срокразработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отделделопроизводства. 8.1.3. Сводная номенклатура дел администрации городасоставляется отделом делопроизводства на основании номенклатуры делподразделений администрации города, согласованных с архивом, иутверждается главой города. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации городав подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов. 8.1.4. В течение года по согласованию с архивом и заместителемглавы администрации города Курска - управляющим Делами вутвержденные номенклатуры дел могут вноситься изменения идополнения. В случае изменения структуры администрации города в своднуюноменклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до еенового составления, согласования и утверждения. 8.1.5. Сводная номенклатура дел администрации города в концекаждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится вдействие с 1 января следующего года. 8.2. Формирование и оформление дел в администрации города 8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в администрации города формируются децентрализованно, тоесть в отделе делопроизводства, подразделениях администрации города.Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведениеделопроизводства в подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в администрации городаосуществляется отделом делопроизводства. 8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеобщие правила: документы постоянного и временного срока хранениянеобходимо группировать в отдельные дела; помещать в дело толькоисполненные, правильно оформленные документы в соответствии сноменклатурой дел. В дело не должны помещаться документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см. 8.2.3. На документе проставляются: отметка "в дело", дата,подпись исполнителя или руководителя подразделения. Документподшивается в дело, номер которого был присвоен ему при регистрации. 8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологическомпорядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датамотправления). Нормативные правовые и распорядительные документы(постановления, распоряжения, приказы) группируются в делах по видами хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. 8.3. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов определяет ценность документов сцелью отбора их на хранение в установленные сроки хранения. Экспертиза ценности документа проходит в три этапа. Первый этапэкспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценностьбудущего дела на основании перечней документов и опыта работы; при регистрации поступающих документов (при проставлении надокументе индекса определяется принадлежность его к конкретномуделу); при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучиввопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированносудить о принадлежности документа тому или иному делу). Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки делдля передачи в архив администрации города после завершения работы сним (проводится сотрудниками подразделений и отделомделопроизводства). Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел дляпередачи в областной государственный архив на хранение (проводитсяотделом делопроизводства и работниками государственного областногоархива). Проведение работы по экспертизе ценности документов возлагаетсяна постоянно действующую экспертную комиссию, которая создаетсяраспоряжением администрации города. При проведении экспертизы ценности документов осуществляетсяотбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениядля передачи в архив; отбор документов с временными сроками храненияс пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшемухранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущиегоды, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков хранения иноменклатуры дел администрации города Курска путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и не относящиеся к вопросу документы с временными срокамихранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценностидокументов принимает экспертная комиссия. 8.4. Оперативное хранение документов и дел С момента заведения и до передачи дел в архив дела хранятся поместу их формирования. Руководители подразделений и ответственные за ведениеделопроизводства в подразделениях администрации города несутответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах, шкафах, сейфах,предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянногохранения не разрешаются. В исключительных случаях (например, потребованию следственных органов) такое изъятие производится сразрешения главы города с обязательным оставлением в деле точнойзаверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинахизъятия документа (подлинника). 8.5. Передача документов и дел на архивное хранение В архив администрации города передаются дела постоянного ивременного сроков хранения (свыше 10 лет) через год после завершенияработы с ними в подразделениях. Материалы передаются в архив на основании служебной запискируководителя подразделения и с разрешения экспертной комиссии. В случае ликвидации или реорганизации подразделенияадминистрации города работник, ответственный за ведениеделопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации илиреорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в делаи передает их в архив независимо от сроков хранения. Дела трехлетнего и годичного сроков хранения в архив несдаются, а уничтожаются данным подразделением администрации городапо акту. Документы принимаются в архив после проведения экспертизыценности и оформления дел постоянного и временного сроков храненияпо описям, подписанным экспертной комиссией и руководителемподразделения администрации города. Принимая материалы, сотрудник отдела делопроизводства тщательносверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования иоформления дела. Руководитель отдела делопроизводства расписывается в приеме делна всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема иколичество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описейвозвращает сдатчику, остальные остаются в архиве. До передачи в областной государственный архив документы,подлежащие государственному хранению, хранятся в архивеадминистрации города в течение сроков, установленных Государственнойархивной службой России (Росархив). По истечении указанных сроков документы, подлежащиегосударственному хранению, передаются из архива администрации городав областной государственный архив. Прием каждого дела в архиве производится в присутствииответственного за ведение делопроизводства в подразделенииадминистрации города. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящейИнструкцией правил, возвращаются в подразделение администрациигорода для переоформления. 9. Изготовление и использование печатей и штампов 9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в администрации города используютсягербовые и другие печати. 9.2. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 9.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности подразделений администрации города,производится по согласованию с заместителем главы администрациигорода Курска - управляющим Делами. 9.4. Изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственномотделе в специальном журнале. Печати выдаются под распискуруководителям подразделений администрации города, штампы -работникам, обеспечивающим делопроизводство. 9.5. Печать с изображением герба города ставится на документы,требующие особого удостоверения их подлинности. Простые круглыемастичные печати (без изображения символики) ставятся на копияхдокументов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттискпечати должен захватывать конец наименования должности лица,подписавшего документ. Гербовые печати проставляются также на командировочныхудостоверениях, договорах, на платежных поручениях, другихфинансовых документах на получение денежных средств и в иныхустановленных случаях. 9.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главыгорода проставляются руководителем аппарата главы города, принеобходимости, на копиях подписанных в установленном порядкедокументов, грамотах и благодарственных письмах. Использованиеуказанных штампов при оформлении подлинников всех документовзапрещается. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы онзахватывал часть наименования должностного лица, подписывающегодокумент. 10. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи 10.1. Средствами факсимильной связи могут быть переданыизображения документов. Факсимильная связь осуществляется потелефонной сети общего пользования. На приемной стороне получаетсябумажная копия документа. Наличие на изображении подписидолжностного лица не превращает копию в оригинал. Поэтомуфаксимильная связь используется, как правило, для оперативнойпередачи информации с последующей отправкой оригинала по обычнойпочте. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материаловорганизациям (от организаций), размещенным вне здания администрациигорода, и закрепляются за подразделениями администрации города. 10.2. Прием факсограмм, отправленных на официальный телефонныйномер факсимильной связи администрации города, обеспечивает отделделопроизводства. 10.3. Приходящие на официальный телефонный номер факсимильнойсвязи администрации города факсограммы фиксируются с целью выделенияофициальных документов. Факсограммы, содержащие копии официальныхдокументов, учитываются в журнале с фиксацией даты и времени приема.При несоответствии машинной отметки даты и времени фактическимзначениям и при отсутствии машинной отметки даты и времени нафаксограмме вручную проставляется дата и время приема. Факсограммавизируется сотрудником отдела делопроизводства и передается подроспись в журнале для регистрации и дальнейшей обработки. Срочныефаксограммы передаются руководителям немедленно. 10.4. Не разрешается передача с использованием факсимильнойсвязи документов и материалов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, в том числе с пометками "Дляслужебного пользования" и "Не для печати". Категорически запрещается передача посредством факсимильнойсвязи секретных документов. 10.5. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графическогохарактера, исполненные типографским, машинописным или рукописнымспособом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первыеэкземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге. Объем передаваемого втечение одного сеанса связи документа, выполненного на бумагеформата А4, не должен превышать 3 листов. 10.6. Если по указанному номеру телефона отвечает оператор, тозапрашивается его фамилия и подтверждение разборчивости полученнойим факсограммы. Сотрудник отдела делопроизводства, производящийпередачу, фиксирует на оборотной стороне первого листа оригиналадату и время передачи, номер телефона и фамилию лица, принявшегофаксограмму. Эти данные скрепляются подписью сотрудника, передавшегодокумент. Если по указанному номеру факс стоит на автомате, тоуказывается, что документ отправлен (факс на автомате). 11. Организация приема и передачи документов с использованием электронной почты 11.1. Документы, полученные по электронной почте, до внедрениясистемы электронной подписи не могут быть использованы в качествеюридически значимого доказательства. Это необходимо учитывать привыборе целесообразного способа отправки документов и работе сполученными по электронной почте документами. 11.2. По электронной почте передается компьютерный файл,содержащий образ документа. Этот файл должен быть специальноподготовлен для отправки документа, а принятый файл должен бытьразмещен в памяти компьютера в доступном для адресата месте илираспечатан. 11.3. Есть официальный электронный адрес администрации города.Подразделения администрации могут иметь свои электронные адреса. 11.4. Прием документов, адресованных на официальный электронныйадрес администрации города, производится отделом делопроизводствадва раза в течение рабочего дня: до 10 часов и до 17 часов.Производится фильтрация полученных файлов с целью выделенияофициальных документов. Официальные документы распечатываются ирегистрируются отделом делопроизводства. Принятые файлы, содержащиеобразы документов, хранятся в отделе делопроизводства до конца года,следующего за годом получения документа, и могут быть предоставленыисполнителям документов по их запросам. 11.5. Файлы, содержащие образы документов, адресованные наэлектронные адреса подразделений администрации и индивидуальныеэлектронные адреса сотрудников, размещаются в компьютерной памяти вдоступном для адресата месте. Адресат должен или ознакомиться ссодержанием документа на экране монитора своего компьютера, илираспечатать документ самостоятельно. В подразделениях администрации,имеющих свои электронные адреса, должны быть назначены сотрудники,ответственные за прием электронной почты. 11.6. Отправка документов по электронной почте подразделениями,имеющими свои электронные адреса, производится самостоятельно.Остальная электронная почта отправляется отделом делопроизводства. 11.7. Для отправки документа по электронной почте отделомделопроизводства исполнителем документа он должен быть оформлен набумаге в полном соответствии с обычными правилами оформления иснабжен подписью ответственного должностного лица. Кроме того,исполнителем документа должен быть подготовлен файл, содержащийобраз документа, а на нижнем поле первого листа документа должнобыть указано имя и место размещения этого файла, доступное длясотрудника отдела делопроизводства, производящего отправкуэлектронной почты. 11.8. Документ в бумажной форме сдается сотруднику отделаделопроизводства, производящему отправку электронной почты. Послепроверки соответствия файла бумажной форме и определенностиэлектронного адреса для отправки сотрудник отдела делопроизводстваделает за своей подписью отметку на нижнем поле первого листадокумента о приеме к отправке с указанием даты и времени приема ивозвращает документ исполнителю. 11.9. Контроль доставки (при необходимости) возлагается наисполнителя документа. 11.10. Копия отправленного файла сохраняется в отделеделопроизводства до конца года, следующего за годом получениядокумента. 12. Техническое обеспечение работы с документами 12.1. Машинописные работы 12.1.1. Машинописными работами является формирование машинныхобразов документов по рукописям и их распечатка. Машинописные образыдокументов используются для дальнейшей работы над документами и дляпередачи по электронной почте. 12.1.2. Машинописные работы в администрации города производятсяв подразделениях администрации с использованием оргтехники,закрепленной за подразделениями, и в отделе делопроизводствадепартамента организационной работы. 12.1.3. Для выполнения машинописных работ принимаются толькослужебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. 12.1.4. Печатание производится в порядке поступленияматериалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнениясрочных работ определяется директором департамента организационнойработы администрации города Курска по согласованию с исполнителями,передавшими материал для печатания. Документы, сданные в работу после 17 час 30 мин, печатаются,как правило, на следующий день. 12.1.5. В отдел делопроизводства рукопись сдается вместе скарточкой заказа на бланке установленной формы с указаниемколичества экземпляров (приложение 15), подписанной исполнителем. 12.1.6. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки,сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдениемправил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, сиспользованием контрастных красителей синего, фиолетового иличерного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанныенебрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а такжетрудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопииматериалов. При подготовке материалов для печатания следует обращать особоевнимание на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов идр. 12.1.7. Специалист, выполняющий машинописные работы, непроизводит расшифровку сокращений, редактирование текста икорректорскую правку. При обнаружении в рукописи грамматическихошибок специалист должен вернуть рукопись на доработку исполнителю. 12.1.8. Специалисты отдела делопроизводства департаментаорганизационной работы администрации города Курска несутперсональную ответственность за обеспечение высокого качествавыполняемых работ с соблюдением правил грамматики и орфографии. 12.1.9. Оформление печатного документа должно соответствоватьстандартам (формат бумаги, поля, шрифты, отступы, межстрочныйинтервал), если в рукописи нет указаний о специальномформатировании. Печатание на официальных бланках администрациигорода производится при наличии соответствующего указания в карточкезаказа. 12.1.10. На свободном поле последнего листа специалистомпроизводится печатание имени файла, содержащего образ документа. Этоимя используется для доступа к файлу при дальнейшей работе наддокументом, которая может производиться с использованием оргтехники,закрепленной за подразделениями, и для передачи документа поэлектронной почте. 12.1.11. Файлы, содержащие сформированные образы документов,хранятся в отделе делопроизводства до конца года, следующего загодом формирования. При использовании этих файлов в качествезаготовок для новых документов должны формироваться новые файлы, аранее созданные не должны изменяться. 12.1.12. При получении отпечатанного документа исполнительдолжен проверить качество работы. При наличии замечаний недостаткиустраняются отделом делопроизводства. 12.2. Копировально-множительные работы 12.2.1. Копировально-множительные работы в администрации городавыполняются в отделе делопроизводства департамента организационнойработы администрации города Курска или на оргтехнике, закрепленнойза другими подразделениями администрации города. 12.2.2. Разрешается копирование документов и материалов толькослужебного характера. Размножение бланков документов производитсятолько на специализированных предприятиях. 12.2.3. Заказчиком выполнения копировально-множительных работна специализированных предприятиях является отдел хозяйственногообеспечения управления делами администрации города. 12.2.4. Основанием для выполнения копировальных работ являетсякарточка заказа, оформленная на бланке установленной формы(приложение 15). Карточка заказа является отчетным документом длясписания бумаги и тонера. 12.2.5. Выполнение заказов на копировально-множительные работыпроизводится в порядке их поступления. Внеочередное выполнениесрочных заказов выполняется по указанию директора департаментаорганизационной работы администрации города Курска. 12.2.6. Материалы, подлежащие копированию, должны бытьразброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво, черным цветом, настандартных листах бумаги. Как правило, это должны быть первыеэкземпляры документов или рукописные документы. 12.2.7. О выполнении копирования, возврате заказчикуподлинников на карточке заказа делаются соответствующие записи.Карточки выполненных заказов хранятся в течение 2 месяцев в отделеделопроизводства департамента организационной работы администрациигорода Курска, после чего уничтожаются. Приложение 1-----------------------------------------------------------------¬¦ Администрация города Курска ¦¦ ¦¦ КАРТОЧКА ¦¦ регистрации писем граждан ¦¦-----------------------------------------T----------------------+¦ ¦ Индекс приемной ¦+-----------------------------------------+ ¦¦(Фамилия, имя, отчество) ¦ -------------------- ¦¦-----------------------------------------+ Номер дела ¦¦(Адрес заявителя) ¦ ¦¦-----------------------------------------+"__" _________ 200_ г.¦¦(Содержание) ¦ ¦¦-----------------------------------------+----------------------+¦ ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦Откуда поступило ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦(наименование организации и номер) ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦Резолюция или ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦кому отослано ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦на исполнение ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦L-----------------------------------------------------------------Обратная сторона-----------------------------------------------------------------¬¦ ¦¦Заявитель уведомлен в пересылке письма "__" _________ 200_ г.¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦Отослано напоминание "__" _________ 200_ г.¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ "__" _________ 200_ г.¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ "__" _________ 200_ г.¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ "__" _________ 200_ г.¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦Результат рассмотрения ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦Дата получения ответа ¦¦--------------------------------------------------------------- ¦¦ ¦¦----T-----------------T-------------------T--------------------¬¦¦¦ N ¦Откуда поступило ¦ Кому и куда ¦ Отметка ¦¦¦¦п/п¦повторное письмо,¦ направлено ¦об исполнении и датদ¦¦ ¦ когда ¦ на исполнение ¦ получения ответа ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦+---+-----------------+-------------------+--------------------+¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦L---+-----------------+-------------------+---------------------¦¦ ¦L-----------------------------------------------------------------Приложение 1---------------------------------T--------------------------------¬¦ К Указу Президента ¦ К постановлению ¦¦ Российской Федерации ¦ Администрации Курской области ¦¦от "__" ____________ года N ____¦от "__" ____________ года N ____¦¦ ------------------------------ ¦ ------------------------------ ¦¦ Указания главы города Курска ¦ Указания главы города Курска ¦¦ ¦ ¦¦ Ознакомить работников ¦ Ознакомить работников ¦¦администрации города (по списку)¦администрации города (по списку)¦¦ ¦ ¦¦ И.О.Фамилия ¦ И.О.Фамилия ¦¦ ------------------- ¦ ------------------- ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ п. 2 К исполнению ¦¦подпись И.О.Фамилия ¦подпись И.О.Фамилия ¦¦ Дата ¦ Дата ¦¦ ¦ ¦¦ Ознакомлены ¦ Ознакомлены ¦¦ ----------- ¦ ----------- ¦¦ ¦ ¦¦И.О.Фамилия ¦И.О.Фамилия ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦L--------------------------------+---------------------------------Приложение 2--------------------------------T---------------------------------¬¦ Герб города Курска ¦ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ¦¦ ¦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРСКА ¦¦ +---------------------------------+¦ ¦ ¦¦ Глава города Курска ¦ ¦¦ Курской области ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ подпись И.О.Фамилия ¦ подпись И.О.Фамилия ¦¦ ¦ ¦¦N ____ от __________ 200_ года ¦Вх. N ____ от _________ 200_ годদ ¦ ¦+-------------------------------+---------------------------------+¦ ¦ ¦¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ¦¦ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ¦ ГОРОДА КУРСКА ¦¦ ГОРОДА КУРСКА ¦ ¦¦ ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА ПО ¦¦ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ФИНАНСОВ ¦ УПРАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНЫМ ¦+-------------------------------+ ИМУЩЕСТВОМ ¦¦ +---------------------------------+¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ подпись И.О.Фамилия ¦ подпись И.О.Фамилия ¦¦ ¦ ¦¦Вх. N __ от ________ 200_ года ¦ Вх. N ___ от _________ 200_ годদ ¦ ¦L-------------------------------+---------------------------------- Приложение 3 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА Курской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ"__" ________________ ___ г. г. Курск N _____ Лист согласованияДокумент подготовлен _____________________________________________ (наименование структурного подразделения)Руководитель ___________________________ _________________подразделения (фамилия, инициалы) (подпись) Документ согласован: +--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| Дата | Должность | Инициалы и | Дата | Подпись|| поступ-| | фамилия | согла- | || ления | | | сования| || на | | | | || согла- | | | | || сование| | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | Первый заместитель главы| | | || | администрации города | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | Заместитель главы | | | || | администрации города | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | Заместитель главы | | | || | администрации города - | | | || | директор департамента | | | || | финансов | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | Начальник правового | | | || | управления | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+| | Заместитель главы | | | || | администрации города | | | || | Курска - управляющий | | | || | Делами | | | |+--------+-------------------------+----------------+--------+--------+ РАЗОСЛАТЬ: 1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________ 4. ______________________________________________________________ 5. ______________________________________________________________ 6. ______________________________________________________________ 7. ______________________________________________________________ 8. ______________________________________________________________ 9. ______________________________________________________________10. ______________________________________________________________11. ______________________________________________________________12. ______________________________________________________________13. ______________________________________________________________14. ______________________________________________________________ Исполнитель Должность ______________ _________________ документа ________________________ (подпись) (Ф.И.О.) Телефон _________________________________ Размножено по _______ экземпляров на ________ листах и сдано вотдел делопроизводства для отправки (дата, подпись) Приложение 4 Герб города Курска ГЛАВА ГОРОДА КУРСКА Курской области РАСПОРЯЖЕНИЕ от ________________ N _____ г. Курск В целях оперативного рассмотрения обращений граждан повопросам, входящим в компетенцию администрации города Курска: 1. Утвердить прилагаемый Порядок проведения приема граждан вадминистрации города Курска. 2. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Глава города Курска И.О.Фамилия УТВЕРЖДЕН распоряжением главы города Курска от "__"__________ 200_ года N ______ ПОРЯДОК проведения приема граждан в администрации города Курска 1. 2. 3. Приложение 5 Герб города Курска АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА Курской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ "__" __________ ____ г. г. Курск N ___О внесении изменений в постановлениеадминистрации города Курскаот 23 декабря 2003 года N 2014 Рассмотрев ходатайство государственного учреждения "Курскийцентр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды срегиональными функциями" Федеральной службы России погидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Внести в постановление администрации города Курска от 23декабря 2003 года N 2014 "О предоставлении земельных участков ГУ"Курский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды срегиональными функциями" по ул. Карла Маркса, 76, в постоянное(бессрочное) пользование" следующие изменения: в пункте 1 слова "для административно-хозяйственнойдеятельности" исключить; абзац 2 пункта 1 дополнить словами: "для деятельности в области гидрометеорологии и мониторингаокружающей природной среды"; абзац 3 пункта 1 дополнить словами: "под стационарный пункт наблюдений за состоянием окружающейприродной среды, ее загрязнением Аэрологическая станция Курск". 2. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава города Курска подпись И.О.Фамилия Приложение 6 (оформляется на бланке подразделения) Е.К.Иванову г. Курск, ул. Привольная, дом 25, кв. 4 Уважаемый Евгений Кириллович! Управлением по учету и распределению жилья города Курскарассмотрено обращение, направленное в администрацию города Курска,по вопросу улучшения жилищных условий. Сообщаем... (текст ответного письма)Начальник управленияпо учету и распределениюжилья города Курска Подпись И.О.ФамилияИсп. И.О.ФамилияN телефона Приложение 7 (оформляется на бланке подразделения) АдресатЗаголовок Уважаемый ______________________! Текст письмаПриложение:С уважением,наименование должности Подпись И.О.ФамилияИсполнитель И.О.ФамилияN телефона Приложение 8 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА Курской области 305000, Курск, Ленина, 1 Тел.: (0712) 2-63-63, факс: (0712) 55-48-16, E-mail: gorod@kurskadmin.ru------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ____________ N _____ АдресатЗаголовок к тексту Текст письма(При необходимости отметка о наличии приложения)Наименование должности Подпись И.О.ФамилияИсп. И.О.ФамилияN телефона Приложение 9 ЛЮКС113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИИА И ИВАНОВУ УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ печатается заглавными буквами, излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страницГЛАВА ГОРОДА КУРСКА подпись И.О.Фамилия------------------------------------------------------------------Адрес отправителя,дата Приложение 10 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ ГОРОДА КУРСКА------------------------------------------------------------------ ПРИКАЗот "__" __________ 200_ года N ____О предоставлении частиочередного отпуска Ивановой Л.П. Предоставить Ивановой Лидии Петровне, консультанту контрольно-ревизионного управления, часть очередного оплачиваемого отпуска запериод работы с 15.12.2002г. по 14.02.2003г. сроком на 14календарных дней с 14 по 27 апреля 2003 года включительно.Директор департамента подпись И.О.ФамилияС приказом ознакомлена:____________________ "__" __________ 200_ г. (подпись работника) Приложение 11 (оформляется на бланке подразделения) ПРИКАЗот "__" __________ 2003г. N ______О назначении ответственнымиза ведение делопроизводства В целях обеспечения качественного исполнения и прохожденияписем, заявлений, обращений граждан и организаций, контроля засоблюдением сроков исполнения документов в структурныхподразделениях департамента финансов города Курска п р и к а з ы в а ю: 1. Назначить ответственными за ведение делопроизводства: Иванова Василия Сергеевича - главного специалиста отделадепартамента финансов города Курска; ... 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить наначальников отделов департамента.Директор департамента подпись И.О.Фамилия Приложение 12 ПРОТОКОЛ N ______ заседания аттестационной комиссии администрации города Курска Малый зал администрации города 22 июля 2002 года 15.00 часов Всего членов __________________ Присутствовали ________________Председательствующий - И.О.ФамилияСекретарь - И.О.ФамилияПрисутствовали приглашенные: 12 человек (список прилагается)илиПрисутствовали: 1. И.О.Фамилия 2. И.О.ФамилияПрисутствовали приглашенные И.О.Фамилия ПОВЕСТКА ДНЯ 1. О ходе аттестации муниципальных служащих отраслевых итерриториальных подразделений администрации города Курска иприсвоении квалификационных разрядов. 2. Наименование вопроса и т.д. 1. Слушали: И.О.Фамилия Выступили: И.О.Фамилия Решили: 2. Слушали: Выступили: Решили:Председатель коллегии подпись И.О.ФамилияСекретарь подпись И.О.ФамилияилиПротокол велИ.О.Фамилия Приложение 13 ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| N | Дата | Фамилия, | Адрес | Краткое | Фамилия | Результаты || п/п| приема| имя, | заяви- | содержание| ведущего | рассмотрения|| | | отчество | теля | обращения | прием | заявления || | | заявителя | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+| | | | | | | |+----+-------+------------+--------+-----------+----------+-------------+ Приложение 14Комитет ___________________ УТВЕРЖДАЮ:___________________________ председатель комитета _____________________________ подпись И.О.Фамилия "__" __________ 200_ года НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 200_ год +-----------+---------------------+------------------+--------------+| Индексы | Наименование дел | Срок хранения | Примечание || дел | | | |+-----------+---------------------+------------------+--------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+-----------+---------------------+------------------+--------------+ Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел +--------------------------+---------------+-----------------------+| По срокам хранения | Всего | В том числе || | | переходящих |+--------------------------+---------------+-----------------------+ ПостоянногоВременного (свыше 10 лет)Временного (до 10 лет включительно)------------------------------------------------------------------ИТОГО:(должность и подпись составителя) Приложение 15 ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ---------------------- ЗАКАЗНа размножение документов для ____________________________________ (наименование подразделения)__________________________________________________________________ (наименование документа)__________________________________________________________________на ________ страницах ____________ экз."__" __________ 200_ года подпись И.О.Фамилия Приложение 16------------------------------------------------------------------¬¦ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ¦¦ ---------------------¬¦¦ ¦Результат разрешения¦¦¦Дата приема "__" __________ 200_ г. ¦____________________¦¦¦ ¦ удовлетворительно, ¦¦¦ ¦разъяснено, оказано ¦¦¦ L---------------------¦¦Фамилия, имя, отчество __________________________________________¦¦Адрес ___________________________________________________________¦¦Содержание заявления ____________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦Фамилия ведущего прием __________________________________________¦¦ ¦¦Результаты рассмотрения заявлений ведущим прием _________________¦¦_________________________________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦ ¦¦Отметка о посланном письме, дата, адресат _______________________¦¦_________________________________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦_________________________________________________________________¦¦ ¦L------------------------------------------------------------------Обратная сторона------------------------------------------------------------------¬¦ СОДЕРЖАНИЕ ОТВЕТА НА ПИСЬМО (ПОДРОБНО) ¦¦ ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------------------------------------------------------------- ¦¦---------T------------------------------------------------------¬¦¦¦ Дата ¦ Отметка о повторных заявлениях (обращениях) ¦¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦¦+--------+------------------------------------------------------+¦L+--------+------------------------------------------------------+-