Приложение к Постановлению от 07.10.2016 г № 771-ПА Порядок
Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное), предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений
1.1.Настоящий Порядок устанавливает правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) (далее - учетно-техническая документация) и предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений.
1.2.Учетно-техническая документация является собственностью Курской области.
1.3.В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:
выписка из учетно-технической документации - копия части текста учетно-технической документации;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе исполнительной власти Курской области по организации постоянного хранения и использования учетно-технической документации (далее - уполномоченный орган) либо, в случае заключения договора хранения, в организации (учреждении), с которой заключен такой договор;
архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения), недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии;
единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение;
заверенная копия архивного документа - копия архивного документа, на которой поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;
инвентарный объект - объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);
копия архивного документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника архивного документа.
1.4.Постоянное хранение и использование учетно-технической документации осуществляется организацией (учреждением), заключившей с уполномоченным органом договор хранения (далее - организация, заключившая договор хранения).
1.5.Мероприятия, совершаемые организацией, заключившей договор хранения, и относящиеся к организации и осуществлению постоянного хранения учетно-технической документации, подлежат обязательному согласованию с уполномоченным органом.
1.6.В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:
обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;
осуществляет учет и использование документов;
осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.
II.Порядок постоянного хранения учетно-технической документации
2.1.Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в архивохранилище.
2.2.Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
2.3.В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:
предоставление архивохранилищ для размещения учетно-технической документации;
обеспечение нормативных условий и нормативных режимов хранения учетно-технической документации;
выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния документов (инвентаризация).
2.4.Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учетно-технической документации;
оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
2.5.В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации архивохранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 2-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери в архивохранилище должны быть обиты железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня архивохранилище опечатывается.
2.6.Для размещения учетно-технической документации архивохранилище оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел. Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.
2.7.Хранящиеся в архивохранилище материалы должны быть оформлены и размещены на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.
2.8.Проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится организацией, заключившей договор хранения, не реже одного раза год.
Проверка наличия и состояния учетно-технической документации также проводится по решению руководителя организации, заключившей договор хранения, при наличии обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.
2.9.В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
2.10.По результатам проверки при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документации, не относящейся к документам, подлежащим постоянному хранению, неучтенных документов составляется акт, который подписывается лицом, производившим проверку, и утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения.
2.11.Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.
Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется со дня выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, принимается решение о снятии утраченных документов с учета.
2.12.Ответственность за сохранность документов несет руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
III.Порядок использования учетно-технической документации, предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений
3.1.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом.
3.2.Копии (сведения) учетно-технической документации, содержащей общедоступные сведения, предоставляются по запросам любых лиц.
3.3.В случае предоставления копии (сведений) документа, содержащего персональные данные иных физических лиц, заявителем должны быть приложены согласия на обработку и хранение персональных данных, а также доверенности от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии.
3.4.При отсутствии согласий на обработку и хранение персональных данных, а также доверенностей от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии (сведения), такие копии (сведения) выдаются только после обезличивания персональных данных физических лиц в них.
3.5.Копии (сведения) учетно-технической документации предоставляются в виде сшитых и пронумерованных документов на бумажных носителях или в электронной форме в виде файла формата pdf.
3.6.Подлинники учетно-технической документации выдаче не подлежат.
3.7.Выдача сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации не должна нарушать прав и законных интересов собственников, владельцев (балансодержателей) объектов недвижимого имущества, а также интересов государства и его уполномоченных органов.
3.8.В целях обеспечения сохранности инвентарные дела, архивные документы выдаются из архива только работникам организации, заключившей договор хранения, для выполнения запросов, поступивших от заявителей, о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации. Дата возврата инвентарного дела определяется сроком выполнения работ по запросу заявителя.
3.9.Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам на основании запроса, постановления (определения) или других документов, установленных действующим законодательством, в порядке, предусмотренном пунктами 3.20 - 3.23 настоящего Порядка.
3.10.В остальных случаях сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются в виде:
выписки из учетно-технической документации;
заверенной копии архивных документов, входящих в состав инвентарных дел;
сведений, составленных на основании документов, находящихся в инвентарных делах.
3.11.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату в размере, утвержденном постановлением Администрации Курской области, за исключением случаев, установленных федеральными законами.
3.12.Заявление направляется в организацию, заключившую договор хранения, заявителем:
путем личного обращения;
посредством почтовой связи на бумажном носителе;
в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
3.13.В заявлении указываются:
наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации;
сведения о заявителе (паспортные данные физического лица либо реквизиты юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица).
3.14.К заявлению прилагается копия документа, подтверждающего личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - копия документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявитель вправе представить документ, подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.
3.15.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.
3.16.В течение 10 рабочих дней со дня регистрации заявления организация, заключившая договор хранения, принимает одно из следующих решений:
вручает (направляет) заявителю документы (копии документов), содержащие запрашиваемую информацию;
вручает (направляет) заявителю справку об отсутствии в архиве организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации;
принимает решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации с указанием причин отказа, которое вручается (направляется) заявителю.
3.17.Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается, если:
заявление не содержит сведений, предусмотренных пунктом 3.13 настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные абзацем первым пункта 3.14 настоящего Порядка;
содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);
запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законодательством.
3.18.По запросу органа кадастрового учета копии учетно-технической документации и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение 5 рабочих дней со дня регистрации такого запроса.
3.19.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии в архиве организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.
3.20.Выдача инвентарных дел, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в организации, заключившей договор хранения, правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса, постановления (определения) или других документов, установленных действующим законодательством, правоохранительных органов и судов. Факт выдачи инвентарного дела фиксируется в акте приема-передачи. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается уполномоченным лицом организации, заключившей договор хранения, ответственным за сохранность документов, и представителем правоохранительного органа, суда - получателя документов.
3.21.Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема-выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под подпись.
3.22.С выдаваемых документов изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Выдача подлинников и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.
3.23.Перед выдачей инвентарного дела специалист организации, заключившей договор хранения, ответственный за сохранность таких документов, проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи инвентарных дел в графе "Примечания", или составляется акт выявленных несоответствий.