Приложение к Постановлению от 13.05.2013 г № 650 Порядок
Порядок организации работы с обращениями граждан в администрации города Курчатова 1. общие положения
1.1.Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан в исполнительно-распорядительном органе города - администрации города Курчатова (далее - администрации города Курчатова) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом муниципального образования "Город Курчатов" Курской области.
1.2.Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, их анализу, проведению личного приема граждан в администрации города Курчатова.
1.3.Рассмотрение обращений граждан является служебной обязанностью должностных лиц администрации города Курчатова.
1.4.Должностные лица администрации города Курчатова, осуществляющие в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
1.5.Муниципальные служащие, работники администрации города Курчатова, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений должностных лиц администрации города Курчатова или в порядке исполнения обязанностей муниципальной службы, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
1.6.В администрации города Курчатова делопроизводство по обращениям, предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.
1.7.Организация работы с обращениями граждан, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в администрации города Курчатова осуществляются общим отделом Управления делами администрации города Курчатова.
2.Основные термины, используемые в данном Порядке
Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в администрации города Курчатова.
3.Прием и первичная обработка обращений
3.1.Обращения граждан в администрацию города Курчатова могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа, телефакса, в форме электронного документа на адреса электронной почты структурных подразделений администрации города Курчатова и через интернет-приемную, размещенную на официальном сайте муниципального образования "Город Курчатов" Курской области в сети "Интернет": kurchatov.info, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.
3.2.Сведения о месте нахождения администрации города Курчатова, почтовом адресе для направления обращений граждан, о справочных телефонных номерах, адресах электронной почты для направления обращений представлены в приложении N 1 к настоящему Порядку.
3.3.Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку "лично", обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком.
3.4.Прием и регистрация письменных обращений граждан, поступивших в структурные подразделения администрации города Курчатова, производятся специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан.
Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, поступившими по почте, факсу, электронной почте, информационным системам общего пользования:
- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеивает), к тексту письма подкалывает конверт.
Поступившие оригиналы документов (удостоверяющие личность и т.д.), денежные купюры, приложенные к письменному обращению, возвращаются заявителю лично или заказным письмом с уведомлением.
На письменные обращения, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда при вскрытии конвертов обнаружена недостача документов, упомянутых автором письменного обращения, составляется акт по прилагаемой форме (приложение N 2). Один экземпляр акта приобщается к поступившему обращению, второй экземпляр направляется заявителю.
Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, по просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре письменного обращения проставляет штамп с указанием наименования структурного подразделения, даты приема письменного обращения либо с указанием инициалов уполномоченного на то лица, даты приема письменного обращения. Проверяет правильность оформления письменного обращения в соответствии с действующим законодательством. Письменные обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа, не принимаются, о чем разъясняется гражданину.
Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю и принять необходимые меры безопасности.
Обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, принимаются, распечатываются на бумажном носителе и передаются на регистрацию.
4.Регистрация письменных обращений
и направление их на рассмотрение
4.1.Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов.
4.2.Учет обращений осуществляется в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (приложение N 3), а также при помощи учетных карточек письменных обращений (приложение N 4).
4.3.Специалист, ответственный за работу с письменными обращениями граждан:
- на лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем свободном углу проставляет регистрационный штамп с указанием: регистрационного номера и номера, соответствующего очередности поступления обращения от данного заявителя по одному и тому же вопросу. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла обращения;
- указывает в учетной карточке письменного обращения фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ;
- указывает пол автора, гражданство, вид места жительства, социальное положение и льготный состав (в случае наличия) заявителя;
- указывает адресата;
- отмечает тип обращения (предложение, заявление, жалоба), вид обращения (индивидуальное, коллективное), частоту обращений (первичное, повторное,; многократное);
- кратко формулирует суть обращения;
- отделяет, в случае поступления от обращения, поступившие денежные купюры, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимает копии) и возвращает их заявителю в установленном порядке;
- готовит проект резолюции должностного лица на обращение.
4.4.Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.
4.5.Все поступающие в администрацию города Курчатова письменные обращения граждан регистрируются в течение трех рабочих дней.
4.6.Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
4.7.Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, готовит проект поручения для рассмотрения письменного обращения и передает его должностному лицу либо уполномоченному на то лицу на подпись.
Поручение должно содержать: фамилию и инициалы должностного лица, которому дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производятся должностным лицом, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.
Специалист, ответственный за работу с обращениями, направляет подписанное поручение о рассмотрении обращения и само обращение соответствующему исполнителю под роспись.
4.8.В случае если исполнитель считает, что вопросы, содержащиеся в обращении гражданина, не относятся к его компетенции, поручение (в день получения или на следующий рабочий день) должно быть возвращено должностному лицу, поручившему рассмотрение данного обращения, с соответствующими обоснованиями в служебной записке.
4.9.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Курчатова, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Должностные лица при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу могут в случае необходимости запрашивать в указанных органах или должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, в данном случае жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
5.Рассмотрение обращения
5.1.Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, в пределах их полномочий вправе:
- приглашать обратившихся граждан для личной беседы;
- в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения от граждан и юридических лиц;
- в случае необходимости привлекать к рассмотрению обращений переводчиков и экспертов;
- создавать комиссию для проверки фактов, изложенных в обращениях, в том числе с выездом на место;
- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.
5.2.Должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны:
- обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан;
- принимать обоснованные решения по существу поставленных в обращениях вопросов, обеспечивать выполнение этих решений;
- принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
- своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения указывать мотивы, а также разъяснять порядок обжалования принятых решений;
- уведомлять гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;
- систематически анализировать и обобщать поступающие обращения, принимать управленческие решения по устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.
5.3.Должностные лица администрации города Курчатова по направленному в установленном порядке запросу обязаны в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
5.4.Работа с отдельными видами обращений.
Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или несовершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснениями порядка обжалования данного судебного решения.
В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направленными обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган исполнительной власти города Курчатова или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
В случае если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если имеется заявление гражданина о прекращении рассмотрения обращения, ранее направленного в администрацию города Курчатова или должностному лицу, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо, в компетенции которого находится рассмотрение данного обращения, принимает решение о прекращении рассмотрения обращения.
О принятом решении в течение 7 дней со дня регистрации данного обращения извещается гражданин, направивший обращение.
5.5.Срок рассмотрения обращений граждан не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного обращения, в исключительных случаях может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением гражданина, направившего обращение.
5.6.При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
6.Требования к оформлению ответов
6.1.Должностные лица администрации города при подготовке ответов на письменные обращения граждан исполняют поручения в соответствии с резолюцией.
Ответы на обращения оформляются на бланках установленной формы.
Текст ответа должен:
- соответствовать поставленным в обращении вопросам;
- четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы;
- при необходимости применения норм закона содержать ссылки на данные нормы законодательства Российской Федерации и Курской области;
- содержать информацию о мерах ответственности, применяемых к виновным лицам, в случае нарушения действующего законодательства.
6.2.Ответ на обращение может быть подписан Главой города Курчатова, Первым заместителем Главы администрации города Курчатова, руководителями структурных подразделений, начальниками отделов администрации города Курчатова (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право).
6.3.По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи), который направляется заявителю вместе с ответом на обращение.
6.4.В случае если обращение не может быть рассмотрено по уважительным причинам, заявителю в установленный срок направляется промежуточный ответ о рассмотрении обращения и принимаемых мерах на данный момент с указанием окончательного срока рассмотрения обращения, но не более установленного срока для продления обращения.
6.5.В случае ответа на два и более обращения, поступивших в период рассмотрения первичного обращения по одному и тому же вопросу, в тексте ответа на обращение указывается, на какие обращения направляется ответ с указанием даты направления обращения заявителем (если в обращении заявителем проставлена дата).
6.6.Подлинники обращений граждан после рассмотрения возвращаются исполнителями специалистам, ответственным за работу с обращениями граждан, в соответствии с настоящим Порядком.
6.7.Подлинники обращений граждан, поступившие в администрацию города из Администрации Курской области, подлежат возврату, если имеется штамп "Подлежит возврату" или соответствующая отметка в сопроводительном письме.
6.8.Порядок рассмотрения обращения, поступившего в форме электронного документа:
6.8.1.Обращение, поступившее в администрацию города Курчатова или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
6.8.2.Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов, на бумажном носителе и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Для отправки ответа на обращение по электронной почте создается электронный образ документа с помощью сканирования ответа, оформленного на бумажном носителе.
Отправка электронного письма осуществляется с официального адреса электронной почты структурных подразделений исполнительно-распорядительного органа - администрации города Курчатова.
6.8.3.После отправки электронной версии документа на оборотной стороне оригинала проставляются дата и время отправки, подпись и расшифровка подписи исполнителя, документ формируется в дело.
7.Организация личного приема граждан
7.1.Личный прием граждан в администрации города Курчатова осуществляют: Глава города, первый заместитель Главы администрации города, заместители Главы администрации города, руководители структурных подразделений, начальники отделов администрации города Курчатова.
7.2.Личный прием граждан в администрации города Курчатова осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, на основании графика, утверждаемого Главой города Курчатова.
График личного приема граждан утверждается один раз в год и доводится до сведения граждан путем размещения на информационных стендах в администрации города Курчатова, опубликования в газете "Курчатовское время" и размещения на официальном сайте муниципального образования "Город Курчатов" Курской области.
График личного приема граждан должен содержать: дату и время приема, фамилию, имя, отчество лица, осуществляющего личный прием, его должность.
Замена лиц, осуществляющих личный прием граждан в соответствии с утвержденным графиком, допускается при наличии уважительной причины по согласованию с лицом, утверждающим график личного приема граждан.
7.3.Личный прием граждан может проводиться должностными лицами администрации города Курчатова во время специально организованных в СМИ "прямых эфиров", "горячих линий".
Организацию рассмотрения обращений граждан, принятых на личном приеме и в ходе специально организованных в СМИ "прямых эфиров", "горячих линий", осуществляет специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан.
Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности согласно предварительной записи.
Прием каждого посетителя учитывается в журнале приема граждан (приложение N 5). До начала приема граждан должностным лицом, ответственным за организацию приема, составляется список граждан, записавшихся на прием, с указанием краткого содержания вопросов обращения и передается должностному лицу, проводящему прием.
7.5.Правом на первоочередной личный прием обладают:
1) ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;
2) граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС и ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне в связи с исполнением ими трудовых обязанностей;
3) беременные женщины;
4) инвалиды I и II групп;
5) родители (лица, их заменяющие) ребенка-инвалида;
6) родители (лица, их заменяющие), явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до 3 лет.
7.6.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Это может быть любой документ, который должен содержать данные о гражданине, пришедшем на прием, и его фотографию.
7.7.Должностным лицом, ведущим прием или специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, оформляется карточка приема гражданина (приложение N 6).
При регистрации в карточке приема граждан указываются следующие сведения:
- индекс карточки приема граждан;
- дата приема;
- фамилия, имя и отчество заявителя;
- адрес места жительства (пребывания) заявителя;
- краткое содержание обращения, позволяющее установить суть обращения;
- фамилия ведущего прием;
- резолюция;
- подпись лица, осуществляющего личный прием;
- результат рассмотрения обращения.
7.7.Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поставленных им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.
Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком для письменных обращений. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке приема граждан.
7.8.Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию администрации города Курчатова, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7.9.В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в установленные действующим законодательством сроки.
7.10.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема.
7.11.В случае повторного обращения на личный прием осуществляется подборка всех имеющихся обращений граждан и материалов, касающихся данного обращения, с последующей их передачей лицу, осуществляющему личный прием.
Запись гражданина на повторный прием осуществляется не ранее получения им ответа на первичное обращение либо в том случае, если ответ на первичное обращение не получен и установленный срок рассмотрения обращения истек.
7.12.Подготовка поручений, сопроводительных писем по рассмотрению обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, производится лицами, проводившими личный прием граждан.
8.Контроль за рассмотрением обращений граждан
8.1.Контроль за рассмотрением обращений граждан в администрации города Курчатова осуществляется должностными лицами, ответственными за работу с обращениями граждан.
Контроль осуществляется в следующих формах:
- текущего контроля;
- плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения ответственными должностными лицами положений настоящего Порядка, нормативных правовых актов, устанавливающих требования к рассмотрению обращений граждан.
8.2.Текущий контроль за соблюдением и исполнением настоящего Порядка осуществляется руководителями структурных подразделений администрации города Курчатова по каждому поручению о рассмотрении обращений граждан.
При осуществлении текущего контроля основанием для возврата обращения на повторное рассмотрение является:
- оформление ответа на обращение с нарушением раздела 6 настоящего Порядка;
- предоставление противоречивой информации исполнителями;
- несоответствие результатов рассмотрения обращений действующему законодательству.
В случае возврата проекта ответа исполнитель обязан:
- устранить выявленные нарушения;
- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.
8.3.Плановый контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым Главой города Курчатова.
Периодичность проведения планового контроля структурного подразделения не должна превышать двух проверок в год.
8.4.Внеплановый контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляется на основании выявленных нарушений установленного порядка рассмотрения обращений граждан, действующего законодательства или неустранения недостатков после проведения планового контроля.
Внеплановый контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется по поручению Главы города Курчатова, Первого заместителя Главы администрации города Курчатова.
8.5.Должностные лица, ответственные за работу с обращениями граждан, либо уполномоченные на то лица при проведении плановых и внеплановых проверок:
- проверяют организацию работы с обращениями граждан на соответствие настоящего Порядка;
- оказывают необходимую методическую помощь в организации работы с обращениями граждан.
Результаты планового и внепланового контроля оформляются в виде справок, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению, обязательные для исполнения.
При выявлении фактов нарушения порядка работы с обращениями граждан должностное лицо, курирующее работу с обращениями граждан, вправе требовать от исполнителей, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, письменные объяснения о причинах нарушений и вносить Главе города Курчатова предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
9.Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях
9.1.Организация аналитической работы по работе с обращениями граждан ведется общим отделом Управления делами администрации города Курчатова.
9.2.Учет количества и характер поступивших обращений граждан осуществляют специалисты структурных подразделений администрации города Курчатова, ответственные за работу с обращениями граждан.
9.3.Руководители структурных подразделений администрации города Курчатова должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.
9.4.Отчет о количестве и характере обращений граждан, поступивших в структурные подразделения администрации города Курчатова, составляется по итогам полугодия, года и передается в общий отдел Управления делами администрации города Курчатова.
9.5.Общий отдел Управления делами администрации города Курчатова обеспечивает сбор, обобщение и анализ поступивших отчетов и результаты аналитической работы по обращениям граждан доводит до сведения населения через средства массовой информации и официальный сайт муниципального образования "Город Курчатов" Курской области за полугодие и истекший год соответственно не позднее 10 февраля и 10 августа.
10.Формирование и хранение дел
10.1.Обращения граждан после их разрешения в обязательном порядке возвращаются специалистам, ответственным за работу с обращениями граждан с копией ответа и прилагаемыми материалами для централизованного формирования и хранения.
10.2.Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Каждое предложение, заявление, жалоба составляют в деле самостоятельную группу.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов.
10.3.При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
10.4.Срок хранения документов по обращениям граждан определяется утвержденной номенклатурой дел.
10.9.Ответственность за сохранность документов и дел по обращениям граждан и использование их в справочных целях возлагается на руководителей структурных подразделений администрации и должностных лиц, работающих с обращениями граждан.