Приложение к Постановлению от 05.09.2011 г № 1821 Административный регламент
Административный регламент архивного отдела администрации города Железногорска по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел администрации города Железногорска» 1. общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации города Железногорска муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел администрации города Железногорска" (далее - административный регламент) определяет последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации города Железногорска (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами местного самоуправления, физическими и юридическими лицами при осуществлении данной муниципальной услуги.
1.2.Для целей настоящего административного регламента используются следующие понятия и термины:
Архивный фонд Курской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь жителей Курской области, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
источники комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области - государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане (собственники или владельцы архивных документов), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Курской области и иные архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы Курской области;
опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их для включения в состав Архивного фонда Курской области;
экспертная комиссия администрации города Железногорска - постоянно действующий совещательный орган, осуществляющий рассмотрение научно-методических и практических вопросов по принятию документов в архивный отдел;
социально-правовой запрос - запрос физических и юридических лиц, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан при подтверждении трудового стажа и размера заработной платы.
1.3.Заявителями, обращающимися за предоставлением муниципальной услуги, являются юридические и физические лица, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.
1.4.Заявление (запрос) о предоставлении муниципальной услуги представляется в архивный отдел по почте, при личном посещении архивного отдела, через Портал государственных и муниципальных услуг (далее - Портал).
Информирование заявителей (представителей заявителя) о способах получения муниципальной услуги и о ходе ее предоставления осуществляется путем:
- индивидуального устного информирования (лично или по телефону) и письменного информирования (по почте или по электронной почте);
- публичного информирования посредством размещения информации на официальном сайте администрации города Железногорска, на Портале и в средствах массовой информации.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Муниципальная услуга - "Исполнение социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел администрации города Железногорска" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом, расположенным по адресу:
Курская область, г. Железногорск, ул. Гагарина, д. 4/2, тел. 3-47-20.
График работы: ежедневно с 8.30 до 17.30, перерыв с 13.00 до 14.00,
выходные дни: суббота, воскресенье.
График приема посетителей: вторник, четверг, с 9.00 до 13.00.
Официальный сайт: http://feradmin.rkursk.ru.
Адрес электронной почты: arhiv@zgtk.ru.
2.3.Результатом исполнения муниципальной услуги является предоставление заявителям следующих документов:
- архивных справок;
- архивных выписок;
- архивных копий;
- информационных писем.
Архивная справка
Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела либо исполняющим обязанности начальника архивного отдела и заверяется печатью.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивная выписка
Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела либо исполняющим обязанности начальника архивного отдела и печатью архива.
Архивная копия
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью начальника архивного отдела.
Информационные письма
В случае если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.
Ответы заявителям подписывает начальник архивного отдела.
Ответ на запрос заявителя излагается на государственном языке Российской Федерации.
В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.
Специалист архивного отдела проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, затем один экземпляр ответа откладывается в дело согласно номенклатуре.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина либо его доверенного лица в архив выдаются под роспись в получении, которую гражданин либо его доверенное лицо проставляют в регистрационном журнале.
Выдача гражданину архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется сотрудниками архивного отдела при предъявлении гражданином паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации заявления (запроса).
Ответ на заявление (запрос) выдается лично заявителю или отправляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 календарных дней с момента регистрации заявления (запроса).
2.5.Архивный отдел предоставляет муниципальную услугу в соответствии с:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Законом Курской области от 21.12.2005 N 97-ЗКО "Об архивном деле в Курской области";
- Законом Курской области от 30.05.2008 N 32-ЗКО "О порядке рассмотрения обращений граждан в Курской области";
- Положением об архивном отделе администрации города Железногорска, утвержденным распоряжением главы города Железногорска от 10.03.2009 N 225.
2.6.Для получения муниципальной услуги граждане или лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в архивный отдел следующие документы:
- заявление (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- копию трудовой книжки.
От юридических лиц для получения муниципальной услуги необходимо предоставить заявление (запрос), подписанное руководителем организации.
Перечень необходимых документов, в том числе и форму заявления (приложение N 2 к настоящему административному регламенту), можно получить при непосредственном обращении в архивный отдел, на информационном стенде в приемном помещении архивного отдела, по телефону, на официальном сайте администрации города Железногорска, на Портале государственных и муниципальных услуг.
2.7.Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является:
- отсутствие у заявителя документов, удостоверяющих личность;
- отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации, в том числе сведений конфиденциального характера;
- отсутствие у заявителя полноты информации, содержащейся в заявлении (запросе) и необходимой для его исполнения, неправильно сформулированное заявление (запрос).
2.8.Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:
- отсутствия в заявлении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;
- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений;
- отсутствия в заявлении (запросе) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и (или) электронного адреса заявителя.
2.9.Предоставление муниципальной услуги является бесплатным для заявителей.
2.10.Максимальное время ожидания при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.
2.11.Время приема заявления (запроса) от заявителя, оценка полноты, достаточности сведений, указанных в заявлении (запросе), не должно превышать 30 минут.
Время приема заявителя для выдачи архивных документов на заявление (запрос) и консультации по интересующим вопросам не может превышать 10 минут.
Должностное лицо архивного отдела, осуществляющее прием документов от заявителя при его личном обращении, проверяет наличие у него необходимых документов и регистрирует запрос в течение 10 - 15 минут в день поступления заявления (запроса) в журнале регистрации заявлений граждан.
Письменное (электронное) заявление (запрос) заявителей (физических и юридических лиц), поступившее в архивный отдел, регистрируется работником архивного отдела в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления заявления (запроса). Максимальный срок выполнения действия - 10 минут на каждое заявление (запрос).
2.12.Помещение для предоставления муниципальной услуги размещено на первом этаже здания, расположенного по адресу: г. Железногорск Курской области, ул. Гагарина, д. 4/2.
На территории, прилегающей к зданию архивного отдела, оборудованы места для парковки автотранспортных средств.
Здание архивного отдела оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименования уполномоченного органа; местонахождения и юридического адреса, графика (режима) работы.
Информационные таблички размещены рядом с входом и на входной двери.
В здании архивного отдела оборудована комната ожидания и информирования посетителей, в которой имеются 6 кресел, информационные стенды с образцами заполнения заявлений и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Прием заявителей осуществляется в отдельно выделенном помещении. Кабинет оборудован информационной табличкой, табличкой с указанием Ф.И.О. начальника и специалиста архивного отдела, образцами заявлений.
2.13.Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
- открытость деятельности Отдела;
- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями;
- возможность получения муниципальной услуги в электронной форме, а также через средства массовой информации и в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя.
Качество предоставления муниципальной услуги определяется:
- достоверностью предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения заявления (запроса);
- полнотой информирования заявителей о ходе рассмотрения заявления (запроса);
- наглядностью форм предоставляемой информации об административных процедурах;
- удобством и доступностью получения информации заявителями о порядке предоставления муниципальной услуги;
- оперативностью вынесения решения в отношении рассматриваемого заявления (запроса).
2.14.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме:
Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте администрации города Железногорска и на едином Портале государственных и муниципальных услуг (функций).
Обеспечение возможности получения и копирования заявителями на официальном сайте администрации города Железногорска и на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги в электронном виде.
Обеспечение возможности для заявителей в целях получения муниципальной услуги представлять документы в электронном виде с использованием единого Портала государственных и муниципальных услуг (функций).
Обеспечение возможности для заявителей осуществлять с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) мониторинг хода предоставления муниципальной услуги.
Обеспечение при направлении заявителем заявления (запроса) в форме электронного документа представления заявителю электронного документа, подтверждающего прием заявления (запроса) к рассмотрению.
Обеспечение возможности получения заявителями результатов предоставления муниципальной услуги в электронном виде на едином Портале государственных и муниципальных услуг (функций), если это не запрещено федеральным законодательством в сфере архивного дела.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения
3.1.Описание общей структуры предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению заявлений (запросов) юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация заявления (запроса) получателя муниципальной услуги;
- анализ тематики заявления (запроса);
- подготовка архивных документов (архивные справки, копии, выписки и информационные письма);
- направление заявителям результатов оказания муниципальной услуги.
Регистрацию заявлений (запросов) осуществляют:
- начальник архивного отдела, ведущий прием заявителей и осуществляющий регистрацию заявлений (запросов) физических и юридических лиц;
- специалист 1-го разряда архивного отдела, ведущий прием и осуществляющий регистрацию заявлений (запросов) физических и юридических лиц в отсутствие начальника архивного отдела.
3.2.Описание административных процедур:
1) Поступившие в отдел письменные заявления (запросы) регистрируются, непрофильные пересылаются в соответствующие организации в установленном порядке.
Регистрация заявления (запроса) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Срок данной административной процедуры составляет 10 минут на каждый пакет документов.
2) Специалист архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших заявлений (запросов) с учетом имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в заявлении (запросе) и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения заявления (запроса).
Срок данной административной процедуры составляет не более 3 рабочих дней со дня получения документов.
3) Специалист архивного отдела в соответствии с заявлением (запросом) и при использовании научно-справочного аппарата к документам (описей дел) осуществляет работы по поиску, копированию и подготовке необходимого документа на материальном носителе; при необходимости архив извещает заявителя о промежуточных результатах работы.
Срок данной административной процедуры не превышает 30 календарных дней со дня получения документов.
4) Направление ответа по исполненному заявлению (запросу) осуществляется после окончания административной процедуры по подготовке архивных документов (архивных копий и выписок).
Заявителю предоставляются соответствующие архивные документы (лично, по почте или в форме электронного документа).
Срок данной административной процедуры на личном приеме составляет от 5 до 10 минут; при отправлении ответа на заявление (запрос) по почте или в электронной форме срок административной процедуры составляет от 10 до 20 минут.
В случае, если заявление (запрос) не может быть исполнено, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса.
Блок-схема последовательности действий при исполнении муниципальной функции приведена в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.
4.Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1.Формами контроля за соблюдением положений административного регламента являются текущий контроль и проверки полноты и качества исполнения положений настоящего административного регламента ответственными должностными лицами.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Проверки администрации города Железногорска осуществляются вышестоящими должностными лицами администрации города Железногорска посредством рассмотрения исполненных административных процедур по предоставлению муниципальной услуги в случаях:
- поступления жалоб на исполнение муниципальной услуги;
- выявления нарушений порядка и сроков выполнения административных процедур, установленных настоящим административным регламентом.
4.3.Муниципальные служащие архивного отдела несут ответственность за решения и действия, принимаемые (осуществляемые) в процессе исполнения муниципальной услуги, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) структурного подразделения
администрации города Железногорска, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц,
муниципальных служащих
5.1.Заявители имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия сотрудников архивного отдела, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, в досудебном порядке путем обращения в администрацию города Железногорска в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Заявители могут обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).
Обращения рассматриваются уполномоченными должностными лицами администрации города Железногорска в течение 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения, жалобы (претензии).
В случае, если по обращению, жалобе (претензии) требуется провести расследование, проверку или обследование, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней по решению должностного лица органа, в который поступило обращение, жалоба (претензия). О продлении срока рассмотрения заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.
Обращение, жалоба (претензия) заявителя в письменной форме должны содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, жалобы (претензии);
- наименование органа, участвующего в предоставлении муниципальной услуги, должность, фамилию, имя и отчество работника (при наличии сведений), действия (бездействия) и решения которого обжалуются;
- существо обжалуемого действия (бездействия) и решения.
Под обращением, жалобой (претензией) заявитель ставит личную подпись и дату.
5.2.Обращение, жалоба (претензия) не подлежат рассмотрению и возвращаются заявителю в следующих случаях:
- при отсутствии в обращении, жалобе (претензии) фамилии, имени, отчества заявителя; почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, жалобы (претензии); наименования органа, участвующего в предоставлении муниципальной услуги; должности, фамилии, имени и отчества работника (при наличии сведений), действия (бездействия) и решения которого обжалуются; личной подписи;
- если обращение, жалоба (претензия) содержат нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.