Приложение к Распоряжению от 27.01.2010 г № 10-РА Временный порядок
Временный порядок организации системы электронного документооборота в органах исполнительной власти курской области
1.Настоящий Порядок разработан в соответствии требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)" и постановления Администрации Курской области от 17.02.2009 N 52 "Об утверждении областной целевой программы "Информатизация Курской области (2009 - 2010 годы)", другими нормативными правовыми документами, регулирующими документооборот в органах исполнительной власти Курской области.
2.Действие настоящего Порядка распространяется на организацию справочников и картотек СЭД, способа хранения, обработки и передачи содержащейся в них информации.
3.Основные принципы функционирования СЭД:
- использование единых справочников СЭД;
- единый принцип регистрации документов в СЭД;
- автоматическое формирование номера исходящего документа на основании номенклатуры дел соответствующего органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области (далее - орган, структурное подразделение);
- централизованная защита содержащейся в СЭД информации.
4.СЭД реализуется на базе программно-технологического комплекса системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".
5.Основные термины и понятия, используемые в СЭД:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронное делопроизводство - организация работы с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми правилами и стандартами;
электронный документооборот внутренний - организация регламентированного и контролируемого движения документов в СЭД;
электронный документооборот внешний - организация регламентированного и контролируемого движения документов с внешними корреспондентами на основе информационных и коммуникационных технологий;
регистрационная карточка документа (РК) - реквизиты документа, зафиксированные в электронном виде с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";
картотека органа, структурного подразделения - электронное хранилище регистрационных карточек документов отдельного органа, структурного подразделения, входящего в СЭД;
центральная картотека СЭД - электронное хранилище регистрационных карточек документов, поступающих в СЭД путем регистрации в структурных подразделениях управления делами Администрации Курской области;
документ СЭД - документ, зарегистрированный в одной из картотек СЭД;
пользователь СЭД - работник органа, структурного подразделения, зарегистрированный в СЭД (имеет собственное пользовательское имя и пароль). Пользователь может не участвовать в исполнении документа. В этом случае он выполняет в СЭД операции над документами от имени должностных лиц, работающих с документами;
ответственный за ведение СЭД в структурном подразделении Администрации Курской области - назначаемый руководителем соответствующего структурного подразделения пользователь, ответственный за ведение картотеки структурного подразделения и обеспечивающий контроль за исполнением и пересылкой электронного документа, либо лицо, выполняющее данные обязанности в его отсутствие;
ответственный за ведение СЭД в органе исполнительной власти Курской области - назначаемый приказом соответствующего органа исполнительной власти Курской области пользователь, ответственный за ведение картотеки органа исполнительной власти и обеспечивающий контроль за исполнением и пересылкой электронного документа, либо лицо, выполняющее данные обязанности в его отсутствие;
системный технолог СЭД - особый пользователь, который обеспечивает заполнение, дополнение и изменение содержимого одного или нескольких справочников СЭД;
системный администратор СЭД - специалист, в функции которого входят установка и контроль состояния программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело", резервное копирование базы данных;
связанные документы - пакет документов, включающий входящий документ, перечень поручений, документы и материалы по его исполнению.
6.Порядок ведения справочника внешних корреспондентов.
6.1.Справочник внешних корреспондентов является единым для всех пользователей СЭД.
6.2.Для ведения справочника входящих корреспондентов и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников управления делами Администрации Курской области назначаются системные технологи СЭД.
6.3.Системный технолог СЭД по ведению справочника внешних корреспондентов:
- формирует справочник внешних корреспондентов;
- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
- по запросу ответственного за ведение СЭД в органе, структурном подразделении при необходимости добавляет в справочник данные о новом внешнем корреспонденте либо сообщает о наличии в справочнике данных о внешнем корреспонденте в течение одного дня с момента обращения.
6.4.Запрос на добавление в справочник новых внешних корреспондентов направляется в канцелярию управления делами Администрации Курской области в рамках внутренней переписки по СЭД по форме согласно приложению к данному Порядку.
7.Порядок ведения справочника номенклатуры дел.
7.1.Справочник номенклатуры дел является единым для всех пользователей СЭД.
7.2.Справочник номенклатуры дел служит для номерообразования исходящих документов СЭД.
7.3.Для ведения справочника номенклатуры дел и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников управления делами Администрации Курской области назначаются системные технологи СЭД.
7.4.Системный технолог СЭД по ведению справочника номенклатуры дел:
- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
- по запросу ответственного за ведение СЭД в органе, структурном подразделении вносит изменения в справочник.
7.5.Запрос на изменение номенклатуры дел направляется в канцелярию управления делами Администрации Курской области в рамках внутренней переписки по СЭД.
8.Порядок ведения справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области.
8.1.Справочник подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области является единым для всех пользователей СЭД.
8.2.Для ведения справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников комитета государственной службы и кадровой работы Администрации Курской области назначаются системные технологи СЭД.
8.3.Системный технолог СЭД по ведению справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области:
- формирует справочник подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области;
- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
- в течение одного рабочего дня с выхода приказа о назначении на должность, увольнении, перемещении должностных лиц и исполнителей, реорганизации органов исполнительной власти, структурных подразделений вносит соответствующие корректировки в справочник.
9.Порядок ведения справочника пользователей СЭД.
9.1.Справочник пользователей СЭД содержит перечень пользователей СЭД с указанием имени, пароля и прав доступа каждого пользователя к картотекам, справочникам, видам документов.
9.2.Для ведения справочника пользователей СЭД и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников департамента информационно-коммуникационных технологий и безопасности информации Курской области (далее - департамент ИКТ и БИ) назначаются системные технологи СЭД.
9.3.Системный технолог СЭД по ведению справочника пользователей СЭД:
- формирует справочник пользователей СЭД;
- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
- в течение одного дня с момента поступления заявления об изменении прав доступа пользователя к ресурсам СЭД при подтверждении его полномочий вносит изменения в справочник;
- при наличии решения о включении рабочего места пользователя в СЭД в соответствии с п. 13 настоящего Порядка в течение 3 рабочих дней осуществляет необходимые мероприятия по формированию прав пользователя и определяет имя и пароль пользователя в СЭД.
10.Порядок регистрации документов в центральной картотеке СЭД.
10.1.В центральной картотеке СЭД регистрируются следующие группы документов:
- входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные Губернатору Курской области, первому заместителю Губернатора - Председателю Правительства Курской области, заместителям Губернатора Курской области, первому заместителю Председателя Правительства Курской области, заместителям Председателя Правительства Курской области. Регистрацию данных документов осуществляет канцелярия управления делами Администрации Курской области;
- правовые акты Курской области: законы Курской области, постановления и распоряжения Губернатора Курской области, постановления и распоряжения Администрации Курской области, постановления и распоряжения Правительства Курской области. Регистрацию данных документов осуществляет отдел делопроизводства управления делами Администрации Курской области;
- исходящие документы, подписанные Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора - Председателем Правительства Курской области, заместителями Губернатора Курской области, первым заместителем Председателя Правительства Курской области, заместителями Председателя Правительства Курской области. Регистрацию данных документов осуществляют секретариаты должностных лиц либо структурные подразделения, обеспечивающие деятельность соответствующих должностных лиц.
10.2.Регистрация входящего документа от внешнего корреспондента предполагает обязательное заполнение следующих полей:
- входящий номер документа в центральной картотеке СЭД;
- дата регистрации в центральной картотеке СЭД;
- выбор наименования внешнего корреспондента из справочника внешних корреспондентов СЭД;
- исходящий номер;
- исходящая дата документа;
- адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области СЭД);
- состав документа, количество листов;
- краткое содержание документа.
10.3.Регистрация правовых актов Курской области предполагает обязательное заполнение следующих полей:
- номер правового акта;
- дата принятия правового акта;
- должностное лицо, подписавшее правовой акт;
- состав правового акта, количество листов;
- наименование правового акта;
- полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов).
10.4.Регистрация исходящих документов, подписанных Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора - Председателем Правительства Курской области, заместителями Губернатора Курской области, первым заместителем Председателя Правительства Курской области, заместителями Председателя Правительства Курской области, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
- исходящий номер документа в соответствии с номенклатурой дел органа, структурного подразделения;
- дата регистрации документа;
- должностное лицо, подписавшее документ (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области СЭД);
- состав документа, количество листов;
- полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов);
- краткое содержание документа.
10.5.Для регистрации связанных документов обязательно использование предусмотренной в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" функции связки документов.
11.Порядок регистрации документов в картотеке органа, структурного подразделения.
11.1.В картотеке органа, структурного подразделения регистрируются следующие группы документов:
- входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные руководителю данного органа, структурного подразделения;
- исходящие документы, подписанные руководителем данного органа, структурного подразделения;
- обращения граждан, адресованные руководителю данного органа, структурного подразделения.
Документы, зарегистрированные в центральной картотеке СЭД и поступившие в орган, структурное подразделение согласно поручению вышестоящего руководителя либо поступившие из другого органа, структурного подразделения и зарегистрированные им в СЭД в качестве исходящего документа, не перерегистрируются.
11.2.Регистрация входящих документов от внешних корреспондентов, адресованных руководителю данного органа, структурного подразделения, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
- входящий номер документа в картотеке органа, структурного подразделения;
- дата регистрации в картотеке органа, структурного подразделения;
- выбор наименования внешнего корреспондента из справочника внешних корреспондентов СЭД;
- исходящий номер;
- исходящая дата документа;
- адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области);
- состав документа, количество листов;
- краткое содержание документа.
11.3.Регистрация исходящих документов, подписанных руководителем органа, структурного подразделения, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
- исходящий номер документа в соответствии с номенклатурой дел органа, структурного подразделения;
- дата подписания документа;
- должностное лицо, подписавшее документ (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области);
- состав документа, количество листов;
- полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов);
- краткое содержание документа.
11.4.Регистрация обращений граждан, адресованных руководителю органа, структурного подразделения, предполагает обязательное заполнение следующих полей:
- входящий номер обращения;
- дата регистрации обращения;
- ФИО корреспондента;
- адрес корреспондента;
- адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей органов исполнительной власти Курской области);
- состав документа, количество листов;
- краткое содержание документа.
11.5.Для регистрации связанных документов обязательно использование предусмотренной в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" функции связки документов.
12.Порядок подключения органа, структурного подразделения к СЭД.
12.1.В рамках мероприятий по внедрению системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Курской области областной целевой программы "Информатизация Курской области на 2009 - 2010 годы" производится подключение к СЭД одного рабочего места в каждом органе исполнительной власти Курской области, структурном подразделении Администрации Курской области в соответствии с установленным графиком. График определяется организационной необходимостью и соответствием подключаемого рабочего места программно-техническим требованиям. Увеличение количества пользователей СЭД возможно в случае приобретения дополнительных клиентских рабочих мест за счет средств бюджетополучателя.
12.2.Программно-технические требования, необходимые для подключения рабочего места к СЭД:
- наличие доступа к локальной вычислительной сети органа исполнительной власти Курской области, подключенной к сети передачи данных единой информационно-коммуникационной среды Курской области;
- соблюдение технических требований: компьютер с процессором Pentium II и выше, оперативной памятью не менее 128 Мб;
- наличие программного обеспечения - операционная система Windows 2000 Professional/Server, Windows XP Professional; текстовый редактор MS Word; для пересылки данных между системами MS Internet Explorer 6.0 и выше, MS Outlook, антивирусное программное обеспечение.
12.3.Ответственный за ведение СЭД органа исполнительной власти Курской области, обеспечивающий контроль за исполнением документов и пересылку электронных документов, а также лицо, выполняющее данные обязанности в его отсутствие, назначается приказом органа исполнительной власти Курской области.
Ответственный за ведение СЭД структурного подразделения Администрации Курской области, обеспечивающий контроль за исполнением документов и пересылку электронных документов, а также лицо, выполняющее данные обязанности в его отсутствие, назначается руководителем соответствующего структурного подразделения.
Для настройки прав доступа к СЭД в департамент ИКТ и ИБ передается следующая информация:
- заявка на подключение к СЭД с указанием ФИО, должности и телефона ответственных за ведение СЭД в органе, структурном подразделении;
- список подразделений, должностных лиц и исполнителей органа, структурного подразделения в бумажном и электронном виде;
- сведения о внешних корреспондентах, с которыми осуществляется переписка по форме согласно приложению к настоящему Порядку в бумажном и электронном виде;
- номенклатура дел органа, структурного подразделения в бумажном и электронном виде.
Департамент ИКТ и ИБ в течение 5 рабочих дней со дня получения указанных документов устанавливает на заявленное рабочее место необходимое программное обеспечение, предоставляет пользователю имя и пароль для входа в СЭД.
13.Переходные положения.
13.1.До момента включения органа, структурного подразделения в СЭД пользователи системы работают с данным органом, структурным подразделением как с внешним корреспондентом.